Archivar 4.0: Der Weg zur intelligenten Patientenakte

Zwischen intelligenten Medizingeräten, digitalen Prozessen und smarter Kommunikation wirken sie fast wie aus der Zeit gefallen – und doch sind sie in nahezu allen Krankenhäusern nach wie vor fester Bestandteil des Alltags. Die braunen Dokumententaschen, die mit sensiblen Daten und wertvollen Patienteninformationen gefüllt sind. Hier trifft die Klinik 4.0 auf das Archiv 1.0. Wie kann es gelingen, auch die Dokumentenablage auf das Niveau Klinik 4.0 zu heben? Und welche Herausforderungen sind damit verbunden?

Das klassische Klinikarchiv, Modell 1.0

Die Klinikarchive befinden sich vielerorts noch im analogen Zeitalter. Mehr noch. Statt Analoges zu digitalisieren, überführen sie elektronische Daten zurück in die Papierform. So ist es durchaus keine Seltenheit, dass digital erzeugte Arztbriefe zur – vermeintlich – besseren Archivierung ausgedruckt und abgelegt werden.

Doch die klassischen Krankenhausarchive im Kellergeschoss bergen vielfältige Nachteile:

  • Sie sind vor Naturgewalten, wie Hochwasser oder Feuer, nur unzureichend geschützt.
  • Die enthaltenen Daten DSGVO-konform zu sichern, ist weitaus schwieriger als bei digitalen Alternativen.
  • Analoge Archive brauchen viel Platz. Dieser  ist bekanntlich rar und teuer.
  • Die Suche in klassischen Sammelmappen kostet Zeit und bindet wertvolle Ressourcen.
  • Häufig stehen die Unterlagen nur zu bestimmten Öffnungszeiten zur Verfügung.
  • Die Unterlagen können stets nur von einem Zugriffsberechtigen eingesehen werden. Kollaboratives Arbeiten ist nicht möglich.
  • Die Datenhaltung erfolgt oftmals redundant, weil keine intelligente Vernetzung möglich ist.

Digitalisierung rückt in den Fokus

Umgeben von digitalen Prozessen treten diese Nachteile von analogen Archiven immer mehr zu Tage. Den Verantwortlichen ist längst bewusst, dass die dokumentierten Daten

  • einerseits bestmöglich geschützt werden müssen,
  • andererseits aber ein gigantisches Potenzial bergen.

Sie haben das Zeug dazu, durch Digitalisierung und intelligente Vernetzung

  • die internen Prozesse deutlich zu beschleunigen,
  • die Zusammenarbeit entlang der gesamten Behandlungskette zu optimieren,
  • die Qualität nachhaltig zu verbessern und
  • so die gesamte Krankenhausleistung erheblich zu steigern.

Die Rolle des Archivars 4.0

Der Weg zum Krankenhausarchiv 4.0 eigentlich sollte nicht mehr weit sein. Dennoch stagniert die Entwicklung. Die Gründe dafür sind vielfältig. Sie sind unter anderem in der großen Heterogenität der Daten zu suchen. Die technischen Voraussetzungen für eine Umsetzung gibt es durchaus bereits. Der Turnaround ist aus IT-Sicht durchaus möglich. Was es braucht, ist ein Archivar 4.0. Er muss die heterogenen Systeme und die dort erzeugten Dokumententypen evaluieren sowie Lösungsstrategien entwickeln. Und wie lässt sich die vorhandene Vielfalt mittels Schnittstellen so verknüpfen, das die Daten einheitlich digitalisiert, anschließend intelligent vernetzt und kollaborativ zugreifbar werden. Nur so spielen sie ihren Wert auch für das Controlling, das Qualitätsmanagement und andere wissensbasierte Prozesse im Krankenhaus voll aus. Diese Aufgabe kann kein Arzt „nebenbei“ erledigen. Dafür muss eine neue Stabstelle geschaffen werden. Gelingt das nicht, ist die Fortführung der analogen Dokumentation jedoch keine Alternative. Dazu sollten externe Dienstleister hinzugezogen werden. Die Digitalisierung der Patientendaten ist nämlich eine der wichtigsten Grundlagen für das Wissensmanagement und den Weg hin zum Smart Hospital.

 

nl/KWM

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