Wissensmanagement – rechnet sich das? Aufwand, Kosten und Nutzen

Wissensmanagement kosten, nutzen, aufwand

©Thieme & Frohberg GmbH

Dokumentenmanagement, Social Intranet und Clinical Search – all das sind Wissensmanagement-Projekte. Auch die elektronische Patientenakte gehört dazu, das digitale Entlassmanagement oder KI-gestützte Assistenten, zum Beispiel in der Chirurgie. Doch was bringen solche Vorhaben wirklich? Während vor allem administrative Wissensmanagement-Projekte oft mit einem „zu teuer“ abgetan werden, stehen bei medizinischen Umsetzungskonzepte eher der Aufwand und die Patientensicherheit im Fokus. Dabei sollten entsprechende Vorhaben stets an ihrem Nutzen gemessen werden.

Kann man Erfolg messen?

Erfolg lässt sich messen. Bei Medizinern beispielsweise anhand der Reputation, der Stellung im Krankenhaus, an den Veröffentlichungen oder auch am Gehalt. Krankenhäuser orientieren sich bei ihrer Erfolgsmessung an der Auslastung, der Patientenzufriedenheit und am Return on Investment (ROI). Bei Wissensmanagement-Projekt – die ebenfalls maßgeblich zum Klinikerfolg beitragen – ist das anders. Der ROI lässt sich nur schwer in monetären Beträgen beziffern. Wirft man einen Blick auf die reinen Zahlen, fallen einem vor allem die Kosten ins Auge. Beispielsweise für die Implementierung des Krankenhaus-Informationssystems (KIS) oder für die Anschaffung von Diensttablets. Auch der OP-Roboter kostet, ebenso wie das neue Mitarbeiterportal.

Schaut man auf die Haben-Seite, sieht es oft „mau“ aus. Weder das Intranet erwirtschaftet bares Geld noch das KIS. Doch wenn man daraus schlussfolgert, dass Aufwand und Kosten kein echter Mehrwert entgegensteht, dann ist das zu kurz gedacht. Das gilt umso mehr, da die Ressource Wissen mittlerweile einen Anteil von 60 Prozent an der Gesamtwertschöpfung hat. In wissensintensiven Branchen liegt der Wert noch deutlich höher – so auch im Gesundheitswesen.

Kennzahlen, Mitarbeiterbefragungen und Reifegradanalyse

Doch wie ermittelt man den Erfolg von Wissensmanagement? Hierzu gibt es drei Vorgehensweisen: anhand von Kennzahlen, mittels regelmäßiger Mitarbeiterbefragungen oder per Reifegradanalyse. Dabei gilt im Wissensmanagement allgemein: Die Erfolgsmessung beginnt bereits vor der Planungsphase und sollte sogar Ausgangspunkt für das gesamte Projekt sein. Denn um festzulegen, in welchem Bereich Wissensmanagement eingeführt werden soll, müssen die Klinikverantwortlichen analysieren, wo der Leidensdruck und damit das Optimierungspotenzial am größten ist. Die Frage lautet: Welche Missstände gibt es im Krankenhaus ganz konkret? Das können hohe Fehlzeitenquoten ebenso sein wie teure Lagerkosten für Patientenakten.

Lassen sich die Ressourenfresser nicht explizit benennen, sollten Kliniken das Personal einbeziehen – und in einer Mitarbeiterbefragung nach möglichen Verbesserungspotenziale fragen. Alternativ lässt sich mittels einer Reifegradanalyse ein Stärken-Schwächen-Diagramm der gesamten Organisation erstellen. Beteiligt sind daran nicht alle Beschäftigten, sondern ausgewählte Vertreter aus den verschiedenen Bereichen, auch hierarchieübergreifend.

Steht fest, wo der Schuh drückt, muss das passende Wissensmanagement-Projekt gefunden werden. Sind es die hohen Lagerkosten, kombiniert mit langen Suchzeiten in papiergebundenen Unterlagen, dann liegt die Lösung eventuell in der Digitalisierung von Ablage und Patientendaten. Die Entscheidung für ein Vorhaben wird dann geknüpft an eine explizite Verbesserung. Zum Beispiel: Reduzierung der Suchzeiten um 50 Prozent und Verringerung der Lagerkosten um 80 Prozent.

Veränderungen werden erst zeitverzögert sichtbar

Nach der Implementierung lässt sich die Zielerreichung dann anhand fester Daten und Fakten überprüfen. Wie hoch sind die Lagerkosten nach der Projektumsetzung tatsächlich noch?

Doch Vorsicht: Viele Kennzahlen ändern sich nicht adhoc, sondern zeitverzögert. Führen Sie beispielsweise betriebliches Gesundheitsmanagement ein, um die Fehlzeitenquote zu verbessern, dann wird eine Veränderung erst nach mehreren Monaten sichtbar. Daher gilt: Überprüfen Sie Ihre Ziele erstmals nach einem Jahr, um eine Tendenz feststellen zu können.

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