Die richtigen KPIs machen den Erfolg von Wissensmanagement messbar

Was genau ändert sich durch die Einführung eines Krankenhausinformationssystems (KIS) oder eines digitalen Entlassmanagements? Wie viel Geld wird dadurch eingespart? Und wann amortisiert sich die Investition? Macht sich die Maßnahme auch anhand der Zeitressourcen oder Überstunden der Mitarbeiter bemerkbar? Wissensmanagement-Maßnahmen sind – wie alle anderen Investitionen oder Prozessveränderungen – messbar. Grundlage für die Bewertung ist die rechtzeitige Auswahl der richtigen Leistungskennzahlen – und ein wenig Geduld. Denn im Unterschied zum Kauf von Intensivbetten oder dem Bau einer Klinikerweiterung machen sich die Mehrwerte von Wissensmanagement-Projekten erst mit einiger Verzögerung bemerkbar.

Die richtigen KPIs zur richtigen Zeit

Key Performance Indicators, kurz KPIs, sind Leistungskennzahlen. Bekannt aus der Betriebswirtschaftslehre beziffern sie den Zielerreichungsgrad von Projektvorhaben, in der Regel insbesondere von Investitionen. Sie sind damit ein wichtiger Teil der Erfolgskontrolle, dienen aber auch zur Argumentation und Kommunikation gegenüber verschiedener Stakeholder.

Wichtig bei der Festlegung von KPIs ist der Zeitpunkt: Um nach einer Wissensmanagement-Maßnahme Veränderungen messbar machen zu können, muss ich schon im Vorfeld die entsprechenden KPIs definieren und erstmals auch erheben, um anschließend eine valide Vergleichsbasis zu haben.

Doch welche KPIs eignen sich für ein Wissensmanagement-Projekt? Anders als im klassischen Controlling oder beispielsweise auch im Marketing hängt das beim heterogenen Wissensmanagement maßgeblich von der Art des Wissensmanagement-Projekts ab. So können Wissensmanagement-Vorhaben im Krankenhaus auf die Verbesserung der Fallzahlen zielen oder auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Auch Suchzeiten lassen sich verringern und Abstimmungsprozesse verkürzen, Kosten werden reduziert und Leerlauf im OP vermieden.

Soll beispielsweise durch die Automatisierung von Dokumentationsaufgaben die Arbeitsbelastung der Beschäftigten verringert und dadurch die Motivation und Mitarbeiterbindung erhöht werden, ist es ratsam, vorab die Fluktuationsrate sowie die Krankentage zu bestimmen. Nach Einführung der Automatisierungslösung erfolgt eine neuerliche Erhebung frühstens nach sechs, aber spätestens nach zwölf Monaten. In dieser Zeitspanne sollten erste leichte Veränderungen erkennbar sein. Deutlicher wird es bei einer neuerlichen Bewertung der entsprechenden Kennzahlen zirka drei Jahre nach der Implementierung, um valide Entwicklungen erkennen und weitere Maßnahmen festlegen zu können.

Ganzheitliche Erfolgsmessung anhand des Reifegradmodells

Wer Wissensmanagement ganzheitlich betrachten möchte, dem reicht ein einzelner KPI nicht aus. Stattdessen empfiehlt es sich, als Ausgangspunkt den Reifegrad der gesamten Klinik mit all ihren Facetten zu erheben. Das gelingt mittels einer Reifegradanalyse. Sie legt den Finger in die Wunde und benennt aktuelle Handlungsbedarfe über alle Krankenhausprozesse hinweg. Nach erfolgreicher Umsetzung der ersten Maßnahmen erfolgt die Erfolgsmessung anhand einer neuerlichen Reifegradanalyse. Auf diese Weise sind nicht nur Entwicklungen, Tendenzen und Trends erkennbar, es werden darüber hinaus auch Abhängigkeiten sichtbar, denn Maßnahmen im einen Bereich haben immer auch vielseitige Auswirkungen auf andere Bereiche und decken mitunter Optimierungspotenziale auf, die vorab gar nicht sichtbar waren.

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