Digitale Tools einführen – mit hoher Akzeptanz von Anfang an

Tools Wissensmanagement

© Frohberg GmbH

Virtuelles Vertragsmanagement, digitale Datenhaltung oder elektronische Patientenakten – vor allem administrative Prozesse werden immer smarter. Auch im Krankenhaus. Damit die Mitarbeiter die neuen Workflows aber tatsächlich umsetzen und im tagtäglichen Doing mit Leben füllen, bedarf es neben funktionierender IT vor allem hoher Akzeptanz unter den Nutzern. Doch genau daran mangelt es in der Praxis oft. Nicht selten führen Ablehnung und Change-Verweigerung sogar zum Scheitern entsprechender Digitalisierungsvorhaben. Ein erfolgreiches Umsetzungskonzept muss daher unbedingt auch Maßnahmen für nachhaltiges Change-Marketing enthalten – mit dem Ziel, Akzeptanz zu schaffen. Und zwar von Anfang an.

Top-down-Entscheidungen führen häufig zu Abwehrreaktionen

Hand aufs Herz: Wann erfahren die Mitarbeiter – hierarchieübergreifend – von einem neuen Tool? In der Regel werden sie damit konfrontiert, wenn es bereits implementiert ist und genutzt werden soll. Aus heiterem Himmel sind damit von heute auf morgen altbewährte und oftmals auch liebgewonnene Arbeitsroutinen obsolet. Die Mitarbeiter fühlen sich in einem solchen Moment ausgeliefert – als Marionetten des Klinikmanagements. Statt Mitbestimmungsrechten und wertschätzender Kommunikation auf Augenhöhe erleben sie bei Digitalisierungsprojekten häufig eine ausschließlich top-down gesteuerte Entscheidungs(über)macht, die allen Regeln einer kooperativen Wissenskultur entgegensteht. Die Verärgerung des nach Mitgestaltungsmöglichkeiten suchenden Personals ist damit quasi vorprogrammiert.

Transparenz schafft Verständnis

Um solchem Groll von vornherein entgegenzuwirken, sollten die Initiatoren und Projektverantwortlichen die Beteiligten von Anfang an mit ins Boot holen. Ein idealer Ausgangspunkt kann beispielsweise die jährliche Mitarbeiterbefragung sein: Entsprechende Fragen vorausgesetzt, können die Ergebnisse beispielsweise ergeben, dass bestehende Prozesse zu langwierig sind oder die Suche nach relevanten Unterlagen aufgrund von analoger Datenhaltung zu viele Ressourcen bindet. Ein solches Resultat bildet dann den Auftakt für ein Digitalisierungsprojekt. So zeigen die Krankenhausverantwortlichen, dass sie die Meinung der Mitarbeiter ernst nehmen und den vorgeschlagenen Optimierungspotenzialen aktiv nachgehen, z.B.:

  • Ihr braucht zu lange für die Suche? Wir führen ein neues Ablagesystem ein.
  • Oder: Dienstleistungsverträge werden häufig vergessen, rechtzeitig zu kündigen oder nachzuverhandeln? Künftig werden solche Unterlagen in einem digitalen Vertragsmanagement-System verwaltet, das Euch automatisiert an bald ablaufende Fristen erinnert.

Auf diese Weise geht die Initiative für ein digitales Tool – indirekt – von den Mitarbeitern selbst aus und behebt obendrein auch noch eines der zentralen Herausforderungen, mit denen die Beschäftigten tagtäglich konfrontiert sind. Dadurch ist bereits von Beginn an ein hohes Maß an Akzeptanz gegeben, auf dem man aufbauen kann.

Mitarbeiter zu Mitstreitern machen

Regelmäßige Kommunikation zum Projektfortschritt, ein Ausblick auf die nächsten Meilensteine sowie ein transparentes Nutzungs- und Berechtigungskonzept machen die Implementierung für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar, was sich wiederum positiv auf die Identifikation mit dem neuen Tool auswirkt. Ist es dann – in der Anwendung – weitgehend intuitiv bedienbar und idealerweise mit „Social“-Komponenten versehen, die das kollaborative Arbeiten fördern, wird der Umgang mit dem implementierten IT-Tool aufgrund geringer Barrieren schnell zur neuen Routine mit hohem Spaß- und Akzeptanzfaktor.

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