Digitalisierung des Einkaufs: Im Gespräch mit Immanuel Klinkert

„Wir müssen weg von Insellösungen und endlich anfangen, gemeinsam zu arbeiten.“

Immanuel Klinkert, Leitung Einkauf am Klinikum Landshut (Foto: Immanuel Klinkert)

Immanuel Klinkert übernimmt die Leitung des Einkaufs des Klinikum Landshut in Bayern. Ihm ist es gelungen, große Teile der internen Prozesse zu digitalisieren. In einem persönlichen Gespräch berichtet er, welche Erfolge er mit seinem Team bereits erzielt hat und auf welche Hürden er dabei gestoßen ist.

Herr Klinkert, Digitalisierung ist auch in der Gesundheitsbranche kein neues Thema. Warum glauben Sie, fällt es Krankenhäusern und Kliniken (teilweise) noch immer so schwer, Digitalisierung in den Häusern stärker oder sogar auch gänzlich einzusetzen?

Nach persönlicher Einschätzung gibt es mehrere Gründe dafür. Wobei sich meine Einschätzung in erster Linie auf rein öffentliche Häuser bezieht. In vielen Kliniken herrscht noch das Bereichsdenken – also Ärzte,  Pflege und  Verwaltung mit ihren jeweiligen Bereichszielen. Leider bleibt es nicht nur bei dieser Aufteilung: Auch innerhalb der Berufsgruppen gib es Einzelkämpfe, die Schnittstellen und  Informationsstau schaffen. Dies ist unheimlich schwer zu überwinden und neu aufzubauen.

Umso mehr wenn man sich vor Augen führt, was Digitalisierung eigentlich ist: Digitalisierung bedeutet, Prozesse zu beschreiben, diese umzugestalten sowie Schnittstellen abzubauen als auch Aufgaben- und Verantwortungsbereiche neu zu verteilen. Ein digitalisierter Prozess ist eben ein neuer Ablauf. Diese Erkenntnis setzt voraus, dass alle Beteiligten das Ziel des Digitalisierungsprozesses verstehen. Dies in ein Unternehmen zu etablieren, bedarf einer gemeinsamen Vision der Geschäftsführung, der Chefärzte und der gesamten Führungsebene. Vor allem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter miteinzubeziehen und Ihre Emotionen abzufangen, ist extrem wichtig. Aber nicht nur eine emotionale Investition in das Personal muss erfolgen, sondern auch eine finanzielle. Es führt kein Weg daran vorbei, zu Beginn eine hohe Summe in die Hand zu nehmen, insbesondere dann nicht, wenn man einen durchgängigen und abteilungsübergreifenden Workflow schaffen möchte.

Häufig ist genau das der Knackpunkt, woran es scheitert. Viele meinen Geld zu sparen, indem sie nur das nötigste investieren. So kann aber kein Mehrwert generiert werden. Die vor- sowie nachgelagerten Prozesse werden dabei meistens nicht berücksichtigt. Diese Insellösungen verursachen letztlich einen Mehraufwand. Somit stößt Digitalisierung oft auf Ablehnung, ohne eine echte Chance zu bekommen.

Werden denn Ihrer Meinung nach, die Chancen der Digitalisierung verstanden – und welche Hürden müssen dabei überwunden werden?

Die Digitalisierung wird nicht gänzlich verstanden. Man ist durchaus gewillt, Informationen künftig digital statt in Papierformat zu übermitteln – allerdings ist man nicht dazu bereit, den gesamten Ablauf zu verändern. Dieser Widerstand entsteht aufgrund fehlenden Verständnisses, dass – wie bereits erwähnt – eine Betrachtung des Gesamtprozesses bei der Digitalisierung nötig ist und eine Anpassung der Abläufe daran neu erfolgen muss. Ich möchte an dieser Stelle betonen, dass je genauer, umfangreicher und einfacher die Bereitstellung von Information funktioniert und wiederum die Übermittlung an nachgelagerte Stellen stattfindet, so ein größerer Mehrwert entsteht. Letztlich ist es die menschliche Komponente mit diversen Ängsten, die sich selbst und somit dem großen Ziel im Weg steht. Darum ist es so wichtig, in ständigem offenen Austausch zu stehen und die Menschen abzuholen.

Gibt es denn Anlaufstellen, Beratungen oder Dienstleister, die sich darauf fokussieren, speziell Krankenhäuser auf diesem Digitalisierungsweg zu begleiten?

Grundsätzlich ja, aber eine only-one-Lösung gibt es kaum. Die meisten bieten nur Insellösungen – das bleibt meines Erachtens das grundlegende Problem. D.h. es müssen EDV-Schnittstellen geschaffen – bezahlt – und gepflegt werden. Was sie hierfür brauchen – und dafür plädiere ich sehr eindringlich –, ist eine intern stark aufgestellte EDV-Abteilung.

…das Gespür für solch sensible Themen ist also noch nicht gegeben?

Die Verbindung zwischen EDV und den diversen Anwender, d.h. bis hin zur Abrechnung, ist noch nicht da. Das sollte sich ändern.

Welche Chancen sehen Sie in der Digitalisierung, insbesondere im Klinikeinkauf?

Speziell für den Klinikeinkauf sehe ich die größte Chance, dass er sich neu erfinden kann. Die aufwendige Eingabe von Papierbestellungen ist antiquiert. Leider höre ich, dass es noch immer in vielen Krankenhäusern so abläuft. Selbst der eShop ist eigentlich nur ein Zwischenschritt in diesem Umstellungsprozess. Der Einkauf kann sich im Klinikwesen für die abteilungsübergreifenden Informationsflüsse positionieren.

Der Geldfluss ist entscheidend für die Geschäftsführung. Diese interessiert sich letztlich dafür, wie viel und wohin das Geld geht und wieder rein kommt – sprich, welche Materialen und Medikamente in welcher Abteilung beansprucht werden und was daraus anschließend generiert wird. Aus diesem Grund orientiert sich bei meinem Digitalisierungsprozess alles am Material, welches bei einem Patienten Verwendung findet. Verbinde ich die Materialen (Ausgaben) mit dem Patienten, habe ich eine genaue Darstellung des Geldflusses auf Patientenebene. So kann eine Ermittlung mangelhafter oder fehlerhafter Dokumentationen umgehend erfolgen. Über die Information des Warenflusses (Art, Menge, Preis) kann das Controlling, das Medizin-Controlling und die Abrechnung sehen, was an welchen Stellen passiert ist und je nach Situation ihre Maßnahmen ergreifen. Um diese umfassende Informationsweitergabe gewährleisten zu können, bedarf es der Umstellung diverser Teilprozesse in verschiedenen Abteilungen.

Der Einkauf kann sich hier mit einer sehr viel höheren Wertigkeit aufstellen. In unserem Fall sind die Daten mit Artikelnummer, Artikelbezeichnung und dem Brutto-Preis sowie der letzten Rechnung des Artikels verbunden. Endlich wandelt sich der Einkauf: weg vom letzten Cent einsparen, hin zum Euro den man gemeinsam generiert. Der Einkauf kann sich so abheben und den Status als Billigheimer ablegen. Im Gegenteil, der Einkauft erzielt einen Mehrwert für das gesamte Krankenhaus über den umfassenden Wertschöpfungsprozess.

…die größte Chance sehen Sie im Informationsfluss und der Dezentralisierung des Einkaufs?

Ich finde, dass der Einkauf einen Großteil seiner Einkaufstätigkeit prinzipiell auch dezentralisieren kann, wenn er sich an Beschaffungsplattformen anknüpft und die anfallenden Prozesskosten deutlich minimalisiert. Daher ist es wichtig, den bestehenden Bestellprozess neu zu überdenken. Müssen wirklich alle Artikel im Stammdatensatz angelegt sein? Denn viele Artikel betreffen die Patienten überhaupt nicht. Gebrauchsgüter wie eine Kaffeemaschine, ein Wasserkocher und ähnliches für Technik und Küche – diese Bestellungen erfolgen noch immer manuell und größtenteils sind es Sachen, die beispielsweise nur alle zwei Jahre nötig sind. Und nach zwei Jahren bedarf es einer Aktualisierung der Preise sowie anschließend im Stammdatensatz. So ein Bestellvorgang kann dann einfach mal 15-20 Minuten dauern, plus die vorgelagerte Arbeitszeit, weil vorher schon ein anderer ein Dokument ausfüllen musste. Jetzt stellen wir uns mal vor, ich knüpfe alle beteiligten Bereiche ein System an und jeder darf bis Summe X selbst eine Bestellung tätigen. Dann fordern die Bereiche nicht mehr nur an, in dem Augenblick führt dieser Vorgang auch zur Bestellung und folglich zur Lieferung. Sonst muss eine Bestellung zusätzlich bei mir im Einkauf aufgegeben und von mir das Go gegeben werden. Warum dieser doppelte Schritt? Das macht keinen Sinn und kann schnell abgeschafft werden.

 

… Teil 2 des Interviews folgt! 

 

sü/kmw-Redaktion

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