Digitalisierung entlastet HR: Warum Wissensmanagement gerade im Personalbüro wichtig ist

Digitalisierung im HR-Bereich © contrastwerkstatt/ Adobe.stock.com

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Medizinische Prozesse, patientengebundene Abläufe, die Abrechnung mit den Krankenkassen – im Krankenhaus liegt viel Optimierungspotenzial brach. Das ist nichts Neues. Und die Verantwortlichen versuchen mit Hochdruck, mit Hilfe von Wissensmanagement und Digitalisierung dem wachsenden Arbeitsaufwand Herr zu werden. Eine Abteilung übersehen sie dabei jedoch häufig: das HR-Management. Eigentlich sollten die Personalexperten strategisch arbeiten und aktiv zur Weiterentwicklung und Bindung der bestehenden Mitarbeiter beitragen sowie neue Fachkräfte rekrutieren. Doch im Kampf gegen die Dokumentenflut gehen diese wichtigen Aufgaben unter. Mit Hilfe von Automatisierung wäre es möglich, das Arbeitspensum um 50 Prozent zu reduzieren – allein im HR-Bereich 4.0.

Was macht HR?

Arbeitsbescheinigungen erstellen, Beurteilungen formulieren, Verträge prüfen, Krankmeldungen verbuchen, Urlaubsanträge abarbeiten – im Personalbüro ist immer ausreichend Arbeit vorhanden. Zu viel, um ehrlich zu sein. Aufgrund der hohen Mitarbeiterzahlen im Krankenhaus und den heterogenen Aufgabengebiete der einzelnen Fachkräfte, sind die HR-Experten permanent damit beschäftigt, Dokumente zu suchen, zu verfassen, zu ändern, weiterzuleiten, zu prüfen und abzulegen. Dabei wälzen sie tagtäglich hunderte Kilo an Aktenordnern, durchforsten Kladden und fragen per Telefon oder E-Mail bei den Personalverantwortlichen in den einzelnen Abteilungen nach. Jeden Tag von Neuem.

Wie wirkt HR?

Themen wie die Etablierung einer Klinikkultur, das Schaffen wissensförderlicher Rahmenbedingungen, die Konzeption von Weiterbildungsformaten, die Sicherung von wertvollem Erfahrungswissen und viele weitere wichtige To-dos – die eigentlich auf ihrer Agenda ganz oben stehen – bleiben dabei auf der Strecke. Und das ist nicht ohne Konsequenzen für die gesamten Klinik. Wenn nämlich Maßnahmen zur Mitarbeiterentwicklung fehlen und wenn die Personalkommunikation nicht funktioniert – dann macht sich in der Belegschaft schnell Unmut breit. Erfahrungsgemäß sinkt infolgedessen die Mitarbeiterzufriedenheit. Die Motivation lässt nach. Und die Fluktuationsrate steigt. Werden hingegen attraktive Weiterbildungsformate erarbeitet, Teambuilding-Events organisiert und die Mitarbeiter individuell gefördert, trägt das nachhaltig zur Bindung an den Arbeitgeber bei.

Wie lässt sich HR entlasten?

Damit die Personalabteilung wieder mehr Zeit hat für die wirklich wichtigen, strategischen und wertschöpfenden Tätigkeiten, muss sie von Routineaufgaben entlastet werden. Die Lösung führt über ein Dreigespann von

  • digitaler Personalakte,
  • automatisierter Dokumentenerstellung und
  • einem Self-Service-Portal für die Mitarbeiter.

In digitalen Personalakten lassen sich auf Knopfdruck relevante Informationen finden. Das reduziert den täglichen Suchaufwand auf ein Minimum. Dank einer automatisierter Dokumentenerstellung müssen Arbeitsbescheinigungen, Zeugnisse und Co. nicht mehr händisch erstellt werden. Vorformulierte Dokumente speisen sich direkt aus den Personalakten und den dort hinterlegten Kompetenzprofilen und Zielvereinbarungen. Und über ein Self-Service-Portal können Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge, Krankmeldungen et cetera selbst verwalten und genehmigen lassen. So schaffen Krankenhäuser mit originären Wissensmanagement-Tools und -Methoden Freiräume für strategische HR-Arbeit. Und die ist in Zeiten des demografischen Wandels längst unerlässlich geworden.

nl/KWM
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