Digitalisierung: Smarte Projekte brauchen innovative Umsetzungsmethoden

Agiles Krankenhaus
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Digitalisierungsprojekte wollen neueste IT schnell, flexibel und agil einführen. Doch bei der Realisierung setzen Klinikverantwortliche häufig noch immer auf klassisches Projektmanagement. Die starre Unterteilung in Meilensteine und Projektphasen mit verbindlichen Zielen, Terminen und Ressourcen wird der digitalen Realität in vielen Fällen aber nicht mehr gerecht – und führt trotz aussichtsreicher Projektkonzeptionen nicht selten zum Scheitern der Vorhaben und damit zum Stillstand der gesamten Digitalisierung.

Traditionelles Projektmanagement

Beim klassischen Projektmanagement wird der gesamte Projektverlauf weitgehend schon im Vorfeld festgelegt. Abweichungen oder Planänderungen sind quasi nicht vorgesehen. Sowohl die benötigten Ressourcen als auch der Endtermin sind bereits vor der eigentlichen Umsetzungsphase bekannt und im Grunde nicht mehr veränderbar. Jede notwendige Anpassung führt daher zu hohem (Ressourcen-)Aufwand und zu Verzögerungen, da alle Planungen und Meilensteine dominoartig betroffen und adaptiert werden müssen. Gerade die VUCA-Welt – mit ihren Komponenten Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit – fordert aber ein flexibles Reagieren auf sich schnell ändernde Rahmenbedingungen. Weitreichende Steuerungsmöglichkeiten inklusive. Traditionelles Projektmanagement kann das nicht (mehr) leisten.

Agile Methoden

Alternativen bilden agile Projektmanagement-Ansätze. Sie versuchen durch ein Framework einen Rahmen vorzugeben, innerhalb dessen sich das Projekt frei entfalten kann. Sehr kurze aneinander gereihte Projektzyklen erlauben es, auf Sichtweite zu agieren und bei Bedarf schnell gegensteuern zu können. Zu den am weitesten verbreiteten agilen Projektmanagement-Ansätzen gehört Scrum.

Scrum geht ursprünglich auf die agile Softwareentwicklung zurück, wird aber heute unabhängig von diesem Bereich angewendet und hat sich im Projektmanagement branchenübergreifend etabliert. Herzstück des Vorgehens sind kurze so genannte Sprints, die geplant, umgesetzt und reviewed werden. Die Ergebnisse des Review-Prozesses dienen als Ausgangspunkt für Verbesserungen im nächsten Sprint.

Das agile Manifest

Im agilen Manifest, dem Rahmenwerk des Scrum-Ansatzes, ist festgelegt, dass bei der Umsetzung [1]

  • Individuen und Interaktionen wichtiger sind als Prozess und Werkzeuge.
  • Funktionierende Software wichtiger ist als eine umfassende Dokumentation.
  • Die Zusammenarbeit mit Kunden wichtiger ist als Vertragsverhandlungen.
  • Das Reagieren auf Veränderungen wichtiger ist als das Befolgen eines Plans.

Damit Projekte mit Scrum zum Erfolg werden, bedarf es der Berücksichtigung von drei zentralen Säulen: [2]

  1. Transparenz | Projektfortschritte und -hindernisse werden regelmäßig und für alle nachvollziehbar festgehalten.
  2. Überprüfung | Projektergebnisse werden regelmäßige präsentiert und bewertet.
  3. Anpassung | Die Projektanforderungen werden kontinuierlich und detailliert angepasst. Durch die Aufteilung in Kleinst-Anforderungen wird die Komplexität des Gesamtprojektes strukturiert und ist dadurch besser zu bewältigen.

Scrum – auch im Klinikkontext

Die mittlerweile siebte Auflage des Scrum-Guides ist im November 2020 erschienen. Er reduziert die Vorgaben und macht Scrum quasi „für alle“ anwendbar und umsetzbar. Seither bildet es auch für Digitalisierungsprojekte im Krankenhaus einen durchaus praktikablen Ansatz, der schnelle Erfolge sowie hohe Akzeptanz verspricht und dabei den Planungsaufwand aufgrund bedarfsgerechter adhoc-Steuerung deutlich reduziert.


Quellen:

[1] https://www.scrumalliance.org/code-of-ethics

[2] https://www.scrumguides.org/docs/scrumguide/v2020/2020-Scrum-Guide-US.pdf#zoom=100

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