Effiziente Prozesse als Erfolgsfaktor im digitalen Wandel

Steht der digitale Wandel auch ganz oben auf Ihrer Agenda? Und gehört die Digitalisierungsstrategie zu den zentralen Herausforderungen in Ihrer Klinik? Damit die ambitionierten Vorhaben ihren Weg von der Theorie zur gelebten Praxis auch tatsächlich schaffen, gilt es rechtliche Vorgaben zu berücksichtigen, den Personalrat einzubeziehen, technische Fragen zu klären und die Mitarbeiter im Rahmen einer Changemarketing-Kampagne von an Anfang an in die Neuerungen einzubeziehen. Doch es gibt noch einen weiteren Aspekt, der mindestens genauso wichtig ist – und im Rahmen von Digitalisierungsprojekten schnell zum zentralen Umsetzungselement wird: die Klinikprozesse.

Was ist Prozessmanagement?

Die gesamte Klinikorganisation ist von Prozessen geprägt: Das beginnt bei der Aufnahme eines Patienten und reicht weit über das Entlassmanagement hinaus. Prozesse betreffen das Rechnungswesen ebenso wie die Buchhaltung und das Personalmanagement. Ärzte und Pflegefachkräfte sind ebenso involviert wie administrative Klinikmitarbeiter. Das Prozessmanagement definiert dabei festgelegt Abläufe. Dabei geht es nicht nur darum, welche Tätigkeiten entlang einer Prozesskette anfallen, sondern auch wer diese Tätigkeiten übernimmt, wer sie überwacht und welche Kontrollinstanzen es gibt. Prozessmanagement ist damit auch Ressourcenmanagement. Es geht um personelle Ressourcen, aber auch um zeitliche und finanzielle Budgets.

Welche Rolle spielt die Ressource Wissen im Prozessmanagement?

Entlang jeder einzelnen Prozessketten wird Wissen benötigt. Es geht um Daten, die in Folge von Strukturierung zunächst zu Informationen und mittels Interpretation sowie Verknüpfung mit dem eigenen Erfahrungshorizont schließlich zu Wissen werden. Neue Situationen – schon in Form kleinster Abweichungen vom definierten Prozessvorgehen – führen zur Adaption des definierten Prozessablaufs und damit zur Generierung neuen Wissens.

Für das Prozessmanagement bedeutet das zum einen, dass geklärt sein muss, welche Daten und Informationen an welcher Stelle in der Prozesskette erforderlich sind und wie diese Daten entsprechend verfügbar werden. Zum anderen entsteht in Prozessen durch die oben erwähnten Abweichungen permanent neues (Prozess-)Wissen. Die Frage lautet dabei, wie dieses neu erworbene Wissen auch für andere Prozessbeteiligte nutzbar wird.

Wo sind die Schnittstellen zur Digitalisierungsstrategie?

Für eine erfolgreiche und nachhaltige Digitalisierung ist es unumgänglich, alle Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. Werden nämlich Daten digitalisiert und einer neuen Ablagestruktur zugeordnet, muss dabei jeder Prozess Berücksichtigung finden, für den diese Daten erforderlich sind. Ein Beispiel: Bisher waren die Mitarbeiterdaten papiergebunden. Wer Zugriff haben wollte, musste im Personalbüro anfragen. Dort wurde dann individuell geprüft, ob, für wen und unter welchen Bedingungen ein Zugriff überhaupt rechtmäßig ist. Werden Personalunterlagen digitalisiert, ist für einen reibungslosen Zugriff ein dezidiertes Berechtigungskonzept erforderlich, inklusiver einer Nachverfolgbarkeit von Zugriffen und eventuellen Änderungen. War die Schnittstelle bisher der Mitarbeiter in der Personalabteilung, so muss es jetzt digitale Schnittstellen geben – zum Beispiel in die Fachabteilungen und in die Lohnbuchhaltung. Kommt es hier zu einem Fehler, wird im nächsten Monat das Gehalt nicht überwiesen, werden die Lohnnebenkosten falsch berechnet oder die betriebliche Altersvorsorge nicht abgeführt.

Solche Fehler sind ärgerlich, lassen sich im Zweifel allerdings schnell korrigieren. Aber Krankenhausprozesse betreffen nicht nur Lohn und Gehalt, sondern auch sensible Patientendaten inklusive Medikation, Laborwerte etc. Wenn es hier zu Fehlern kommt, können die Folge viel weitreichender sein. Deshalb gilt es, den Klinikprozessen ein besonderes Augenmerk zu schenken. Es ist ein Aufwand, der sich durch ein Mehr an Patientensicherheit und Versorgungsqualität auszahlt.

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