Einkauf 4.0: Vernetzte Beschaffung mit immensen Einsparpotenzialen

Einkauf digital © vege/ Adobe.Stock.com

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Die Beschaffung im Krankenhaus ist komplex. Und oft schwierig. Anfang vergangenen Jahres waren beispielsweise 280 verschiedene Wirkstoffe nicht lieferbar. Die entsprechenden Medikamente fehlten in den Klinikapotheken. Das ergab eine Umfrage der AOK Baden-Württemberg. Doch Lieferengpässe und -verzögerungen sind nicht die einzige Herausforderung. Beim Einkauf von medizinischen, hygienischen und technischen Produkten geht es vor allem darum, rechtzeitig für Nachschub zu sorgen, keine Zeit zu verlieren und den günstigsten Preis zu verhandeln. Digitale Prozesse, die im Rahmen einer Wissensmanagement-Strategie auch den Einkauf optimieren, können hier nachhaltig helfen.

Den Einkauf digitalisieren

Der Einkauf im Krankenhaus muss Digitalisierung in mehreren Stufen bewältigen. Die erste ist grundlegend und betrifft die vollständige Digitalisierung und weitgehende Automatisierung des gesamten Beschaffungsprozesses. Welche Produkte sind vorrätig und in welcher Menge? Diese Information muss stets aktuell – also in Echtzeit – und digital abrufbar sein. Schließlich ist sie die Grundlage für den gesamten Einkauf. Nähert sich der Bestand einer kritischen Grenze, wird die erforderliche Bestellung idealerweise automatisiert ausgelöst. Auch die Kommunikation mit Lieferanten und Handelspartnern erfolgt ausschließlich digital und in Echtzeit. Das gilt auch für den Versandweg. Es muss jederzeit nachvollziehbar sein, wo sich vorhandene oder bestellte Produkte aktuell befinden. Das setzt allerdings voraus, dass alle Beteiligten digital an die Supply Chain angebunden sind – die Stationen ebenso wie die Verwaltung und alle extern Involvierten. Das wiederum erfordert hohe Sicherheitsstandards. Wer darf welche Informationen einsehen und bearbeiten? Welche Daten sind an welcher Stelle in der Lieferkette überhaupt erforderlich? Und wie lassen sich die Wissensflüsse mit geltendem Recht in Einklang bringen?

Die Beschaffung automatisieren

Ziel ist es, dass standardmäßig benötige Produkte jedweder Art stets in ausreichender Anzahl vorhanden sind – ohne dass händisches Eingreifen notwendig wird. Das entlastet die verantwortlichen Mitarbeiter erheblich und sie gewinnen wieder Zeit für ihre Kernaufgaben. Dazu gehören unter anderem Preisverhandlungen. Auch hier setzt der digitalisierte Einkauf an, denn Verträge gehören ebenfalls zum eigentlichen Beschaffungsprozess. Sie sind bei digitalen Einkaufslösungen hinterlegt. Das System wird damit in die Lage versetzt, den zuständigen Einkäufer an bald auslaufende Verträge oder anstehende Fristen zu erinnern. Das ist der richtige Zeitpunkt, um Preise neu zu verhandeln, bestehende Konditionen zu prüfen und alternative Lieferanten anzufragen. Gerade bei mehrjähriger Vertragslaufzeit ergeben sich solche Möglichkeiten nur selten. Sind sie da, sollte man sie ergreifen, um die besten Rahmenbedingungen auszuhandeln und den günstigsten Preis zu vereinbaren. In der Praxis herrschen jedoch in der Regel noch papiergebundene Verträge und klassische Archive vor – ohne automatisierte Erinnerungen. Die Chance zur Neuverhandlung wird daher allzu oft schlichtweg vergessen, wertvolle Optimierungs- und Einsparpotenziale gehen damit verloren.

Die Produkte digitalisieren

Der nächste Schritt besteht dann darin, die vorhandenen Produkte und Lizenzen auf den Prüfstand zu stellen und gegebenenfalls nach digitalen Alternativen Ausschau zu halten. Immer mehr Medizinprodukte gibt es auch in digitalen oder gar smarten Varianten. Macht das Sinn? Welche Mehrwert bieten sie? Und zu welchem Preis? Künftig sollten die einzelnen Produkte eigenständig miteinander kommunizieren, sich selbst nachbestellen und Verbrauchsdaten vollautomatisch in den elektronischen Einkaufsprozess einspeisen.

nl/KWM
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