Elektronisches Rechnungsmanagement: Schneller, komfortabler, kostengünstiger

E-Invoicing © WrightStudio/ Adobe.Stock.com

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250 Kilogramm Pappe und Papier verbraucht jeder Bundesbürger – per annum. Ein Großteil davon entfällt auf Rechnungen. 32 Milliarden Zahlungsaufforderungen werden jährlich allein in Deutschland verschickt. Das ist nicht nur schlecht für die Umwelt, sondern auch fürs Budget. Schließlich kosten Drucken, Frankieren und Versenden bares Geld. Zudem binden diese Prozessschritte wertvolle Ressourcen, die an anderer Stelle effizienter eingesetzt werden könnten.

Patienten fordern E-Rechnungen

Das Wissensmanagement beschäftigt sich schon lange mit der automatisierten und vor allem der elektronischen Rechnungsstellung. Die einzelnen Prozesse sind längst optimiert und auf ihre Sicherheit hin überprüft. Daher sollten gerade in Zeiten der Digitalisierung klassische Rechnungen im Papierformat eigentlich längst ausgedient haben. Zudem ist die elektronische Alternative deutlich schneller, preiswerter und platzsparender. Jeder Dritte bevorzugt nach Angaben des Digitalverbands Bitkom genau aus diesen Gründen auch die digitale Rechnungsstellung. Im Gesundheitswesen ist die Zahl sogar deutlich höher: Eine Umfrage des Meinungsforschungsinstituts forsa ergab, dass sich 64 Prozent der Privatversicherten E-Rechnungen wünschen. Ärzte und Krankenhäuser reagieren jedoch verhalten. Nicht einmal ein Viertel kann sich ein vollständig digitales Rechnungsmanagement vorstellen. Dabei würde auch das Gesundheitswesen profitieren!

Wird E-Invoicing ab 2020 verbindlich?

Die EU-Kommission sieht durch den flächendeckenden Einsatz von E-Invoicing ein Einsparpotenzial von 64,5 Milliarden Euro pro Jahr – und will digitale Rechnungsstellung daher bereits bis 2020 zur vorherrschenden Fakturierungsmethode machen. Dem Gesundheitswesen steht damit ein gewaltiger Umbruch bevor, von dem aber – bei erfolgreicher Projektrealisierung – alle Beteiligten profitieren.

Papier- in elektronische Rechnungen umwandeln

Die Umsetzungsmöglichkeiten sind vielfältig und variieren je nach Usability und Automatisierungsgrad. Natürlich ist im ersten Schritt eine 1:1-Umstellung von Papier- auf E-Rechnung möglich. Statt per Brief kommen die Zahlungsanweisungen dann per Mail. Handelt es sich um einen Privatpatienten, muss er die elektronische Rechnung anschließend prüfen und kann sie per Mail an seine Versicherung weiterleiten. Auch die weitere Kommunikation erfolgt idealerweise medienbruchfrei in elektronischer Form.

Die nächste Ausbaustufe: Das Gesundheitsportal

Es geht aber noch anwenderfreundlicher und prozessoptimierter: Statt Mails mit vielen Dateianhängen hin und her zu schicken, könnten alle Rechnungen in einem persönlichen Gesundheitsportal bereitgestellt werden. Der Patient erhält eine E-Mail oder auf Wunsch eine SMS, sobald neue Dokumente eingegangen sind. Handelt es sich um Rechnungen, kann er sie direkt prüfen und bei Unklarheiten Rückfragen stellen. Mit einem Klick können Beträge freigegeben und zur Abrechnung weitergeleitet werden. Auch der Stand der Bearbeitung lässt sich über die Portallösung einsehen, zum Beispiel mit Hilfe eines Ampelsystems. Auf diese Weise sparen alle Beteiligten nicht nur bares Geld, sondern auch wertvolle Zeit, weil jeder stets aktuell informiert ist. Nachfragen entfallen und die Kommunikation wird gleichzeitig kanalisiert und effizienter gestaltet.

286 Millionen Ordner voller Papier

Sieben Ordner stehen durchschnittlich im Wohn- oder Arbeitszimmer jedes Bundesbürgers. Gefüllt mir so genannter „offizieller“ Kommunikation. Viele Schriftstücke davon sind Rechnungen. Bei 41 Millionen Privathaushalten sind das 286 Millionen Aktenordner. Die Gegenstücke dazu lagern in Behörden, bei Krankenkassen und in den Kellerräumen von Kliniken. Mit der Umstellung auf eine elektronische Rechnungsstellung könnten insbesondere Gesundheitseinrichtungen Zeit, Geld und Personalressourcen sparen. Zusätzlich würden immense Lagerräume frei, in denen sich Patientenservices anbieten ließen.

nl/KWM
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