Erste Schritte hin zum Wissensmanagement

Wissensmanagement: How to get started

Erste Schritte Wissensmanagement

©Thieme & Frohberg GmbH

Wissensmanagement ist ein weites Feld. Im Vergleich zu anderen Disziplinen umfasst es ein besonders breit gefächertes, heterogenes Aufgabengebiet. Genau diese Vielfältigkeit ist es, die Wissensmanagement so schwer greifbar macht. Die Mehrheit der Kliniklenker ist sich längst einig, dass sie aktuelle Herausforderungen wie Digitalisierung und demografischer Wandel ohne den bewussten und nachhaltigen Umgang mit der Ressource Wissen nicht stemmen können. Dennoch kommen die meisten Initiativen nicht über die Planungsphase hinaus. Es sind folglich die ersten Schritte, die maßgeblich über Erfolg oder Misserfolg von Wissensmanagement-Vorhaben entscheiden. Aber wie gelingt es, einem solch ambitionierten Projekt, wie der Einführung eines Krankenhausinformationssystems (KIS) oder die Digitalisierung der Patientendaten, Flügel zu verleihen? Welche ersten Schritte sind wichtig im Wissensmanagement?

Wissensfokussierte Bestandsaufnahme sorgt für Transparenz

OP-Roboter, smarte Assistenzsysteme oder automatisierte Verwaltungsprozesse: In Kliniken gibt es unzählige Workflows, die mit Hilfe von Wissensmanagement schneller, besser und effizienter gelingen können. Entsprechend groß sind die Begehrlichkeiten. Um Wissensmanagement nachhaltig einzuführen, darf es sich nicht im Kleinklein des Klinikalltags verlieren. Vor allem zu Beginn ist es entscheidend, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen. So werden erste Erfolge schnell sichtbar. Der Auftakt für erfolgreiche Wissensmanagement-Projekte sollte daher stets eine Bestandsaufnahme bilden. In Form einer Reifegradanalyse lässt sich analysieren, wo den Mitarbeitern der Schuh drückt und welche Abläufe im Klinikalltag zum zeit- und kostenintensiven Ressourcenfresser werden.

Reifegradanalyse – die Durchführung in der Praxis

Eine Reifegradanalyse prüft die wissensintensiven Klinikbereiche und die dort etablierten Prozesse auf Herz und Nieren. Von der Mitarbeiterzufriedenheit über bestehende Kommunikationsprozesse bis hin zur vorhandenen IT-Ausstattung werden alle relevanten Bereiche untersucht. Die Umsetzung erfolgt anhand eines Fragenkatalogs. Damit die Antworten nicht einseitig ausfallen, sollten Mitarbeiter verschiedener Hierarchieebenen, Stationen, Altersstufen und Dauer der Betriebszugehörigkeit zu Wort kommen. Nur so erhält man einen repräsentativen Querschnitt der aktuellen Wissenssituation.

Die Reifegradanalyse umfasst 150 bis 200 Fragen und dauert ein bis zwei Stunden. Je nach Klinikgröße werden 0,1 bis 1,0 Prozent der Beschäftigten befragt. Um den Aufwand möglichst gering zu halten, lassen sich die Interviews auch online oder per Telefon durchführen. Das bewährt sich gerade in Zeiten von Corona. Schließlich geht es darum, wichtige Projekte nicht auf die lange Bank zu schieben – sondern auf Basis einer dezidierten Analyse die Weichen für digitale Krankenhausprozesse zu stellen.

Der Status quo steht fest – und dann?

Nach Abschluss der Befragung erfolgt eine Ergebnisanalyse. Die Auswertung wird den Klinikverantwortlichen inklusive konkreter Handlungsanweisungen präsentiert. So kann sich beispielsweise zeigen,

  • dass die IT-Ausstattung zwar sehr gut ist, aber nur unzureichend genutzt wird.
  • dass fehlgeleitete Kommunikationswege zu Wissenslücken in der Belegschaft führen und damit Auslöser für eine erhöhte Mitarbeiterunzufriedenheit sind.
  • dass mangelnde Managementunterstützung demotivierend wirkt und nur die Etablierung einer Wissenskultur entgegenwirken kann.

Diese Zusammenhänge sind essenziell. Vor allem auch, um oft budgetintensive Investitionen in neue IT-Infrastrukturen auf ein solides Fundament zu stellen. Keine Wissensdatenbank, keine elektronische Patientenakte und kein digitales Entlassmanagement wird nachhaltig funktionieren, wenn Mitarbeiter, Führungsriege oder die gesamte Organisation noch nicht so weit sind, entsprechende Lösungen auch wirkungsvoll zu nutzen. Das heißt im Umkehrschluss: Die ersten Schritte im Wissensmanagement müssen nicht teuer sein. Vielmehr geht es darum, wissensförderliche Rahmenbedingungen und ein offenes Mindset zu etablieren – und so den Weg frei zu machen für Kollaboration und Wissensaustausch.

 

 

Lesen Sie gerne auch mehr zu Best Practices im Wissensmanagement.

nl/KWM

Hinterlassen Sie einen Kommentar