Externes Qualitätsmanagement im Krankenhaus: Zertifizierung nach ISO 9001

Qualitätsmanagement von Krankenhäusern: Zertifizierung nach ISO 9001

© Thieme & Frohberg GmbH/ Krankenhaus-Zertifizierung nach ISO 9001

Kliniken nutzen ihr Qualitätsmanagement (QM) nicht nur, um Prozesse zu verbessern, Risiken zu erkennen und Fehlern vorzubeugen. Ein zertifiziertes Qualitätsmanagement gilt zudem als Aushängeschild und Qualitätssiegel. Doch der damit verbundene Zertifizierungsprozess – die so genannten Audits – gelten häufig als aufwändig und bürokratisch, auch weil sie für viele eine „Black Box“ sind. Die Frage lautet: Wie läuft so ein Audit tatsächlich ab?

Qualitätsmanager im Krankenhaus

QM-Beauftragte fungieren als zentrale Steuerungsinstanz. Mit ihrem Aufgabenspektrum haben sie Berührungen sowohl zur Medizin und Pflege als auch zur Verwaltung. Sie sind für die Planung, Durchführung und Auswertung von Qualitätsmanagement-Maßnahmen verantwortlich, müssen Ressourcen und Kosten im Griff haben, die Mitarbeiter für das Thema sensibilisieren und das Management mit ins Boot holen. Statt Fachkompetenz bedarf es daher vor allem Führungsqualitäten, Motivationstalent, Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität, Multitasking und Durchsetzungsvermögen. Kliniken brauchen also einen Allrounder, einen Generalisten für ihre Qualitätsmanagement-Abteilung.

Lassens sie sich nach ISO 9001:2015 zertifizieren, muss der QM-Beauftragte überdies ein Teil der Leitung sein. Aber die Verankerung des Qualitätsmanagements auf Leitungsebene ist auch unabhängig von der ISO 9001 sinnvoll, denn nur so erhält diese Aufgabe die organisationale Bedeutung, die vonnöten ist, um Qualitätsmanagement erfolgreich umzusetzen.

Bürokratische Vorarbeiten und Vorab-Audits

Der QM-Beauftragte hat also die Fäden in der Hand. Damit es überhaupt zu einem externen Audit kommt, muss er eine Zertifizierungsstelle auswählen. Anschließend stellt er den entsprechenden Antrag und schließt einen offiziellen Zertifizierungsvertrag ab. Es ist zwar nicht verbindlich, aber durchaus empfehlenswert: Statt direkt in die Zertifizierung einzusteigen, gibt es in der Regel die Möglichkeit zu einem „Vorab-Audit“. Sinn und Zweck dieses Testlaufs ist es, gemeinsam mit einem externen QM-Experten das bestehende Qualitätsmanagementsystem inklusive der Dokumentation „auf Herz und Nieren“ zu prüfen. So werden eventuelle Unklarheiten sichtbar und lassen sich noch vor der eigentlichen Zertifizierung beheben.

Die Zertifizierung nach ISO 9001

Beim tatsächlichen Audit prüft ein externer QM-Zertifizierer die erfolgreiche Umsetzung der Qualitätsmanagement-Anforderungen, beispielsweise entsprechend der ISO 9001. Bei der ISO 9001 findet das Audit in zwei Stufen statt: Zunächst analysiert der Zertifizierer die Dokumentation. Es folgt eine Standortbeurteilung. Nach Abschluss dieser ersten Stufe erhalten Sie einen Zwischenstand, inklusive eventuell identifizierter Handlungsbedarfe. In Stufe 2 wird dann die Wirksamkeit Ihres Qualitätsmanagement-Systems bewertet und dessen Konformität mit der gewählten QM-Norm. Abschließend findet noch einmal eine Intensivprüfung der QM-Dokumentation statt. Zwischen den beiden Stufen sollten bei der ISO 9001 maximal drei Monate liegen.

Nach Auswertung aller Auditerkenntnisse findet ein abschließendes Gespräch statt. Der QM-Beauftragte erhält dabei wertvolle Handlungsempfehlungen. Gegebenenfalls müssen Sie Abweichungen beheben und die Maßnahmen in einem Nachaudit nachweisen. Anschließend erhalten Sie Ihr Zertifikat.

nl/KWM

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