HR-Prozesse optimieren: Die elektronische Personalakte

Die Personalabteilung nimmt im Zuge der digitalen Transformation eine Schlüsselstellung ein. Doch statt als strategischer Partner zu agieren und die Weichen in Richtung Zukunft zu stellen, sind die HR-Mitarbeiter noch immer damit beschäftigt, Aktenordner zu wälzen, Laufzettel auszufüllen und Formblätter abzuheften. Dabei ließe sich der Verwaltungsaufwand mit elektronischen Personalakten auf ein Minimum reduzieren!

Keine Ressourcen für den digitalen Wandel

Eine aktuelle Studie des Marktforschungsunternehmens IDC ergab: Für 80 Prozent der Entscheider spielt die HR-Abteilung eine tragende Rolle für die Digitalisierung. Schließlich liegt es maßgeblich in ihrer Verantwortung, die richtigen Maßnahmen zur Rekrutierung und Bindung von medizinischen Fachkräften zu entwerfen und umzusetzen. Ihr Aufgabengebiet erstreckt sich dabei von der Etablierung einer attraktiven Arbeitgebermarke über Social Recruiting und Active Sourcing bis hin zur Sicherung von wertvollem Erfahrungswissen. Doch für all das haben die verantwortlichen Mitarbeiter bisher noch gar keine Zeit. Viel zu sehr sind sie in ihren Verwaltungstätigkeiten gebunden. Die Digitalisierung der klinikweiten Personalakten kann maßgeblich dazu beitragen, die HR-Verantwortlichen zu entlasten – und Ressourcen freisetzen für die wirklich wichtigen und wertschöpfenden Aufgaben.

Spezifische Anforderungen für sensible Daten

Im Grunde handelt es sich bei der elektronischen Personalakte um ein Dokumentenmanagement-System. Es ist maßgeschneidert auf die besonderen Anforderungen der HR-Abteilung, insbesondere in Bezug auf Revisionssicherheit, Verfügbarkeit und Zugriffskontrolle – und ähnelt damit den Anforderungen, die Krankenhäuser auch in Bezug auf die Digitalisierung von Patientenakten stellen. Gerade bei so sensiblen Daten wir Personalunterlagen ist IT-Sicherheit natürlich oberstes Gebot. Auch den Initialaufwand darf man nicht unterschätzen, schließlich müssen sämtliche Papierdokumente in elektronische Form überführt werden.

Mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben

Demgegenüber stehen aber Mehrwerte, von denen die HR-Mitarbeiter und das gesamte Krankenhaus profitieren:

  1. Effizienzgewinne und Zeitersparnis: Das Ablegen im elektronischen Archiv erfolgt viermal so schnell wie mit Papierakten. Die Suche nach relevanten Daten gelingt in einem Zehntel der Zeit. Kombiniert man die Digitalisierung mit einem Self-Service-Portal, können die Mitarbeiter ihre Personaldaten sogar selbst pflegen. Ändert sich in Folge einer Heirat die Steuerklasse, dann ändern sie das eigenständig – und müssen keinen papiergebundenen Umweg über die HR-Abteilung nehmen. Gleiches gilt für Umzüge, Urlaubsanträge und viele weitere Personalangelegenheiten.
  2. Kostenersparnis: Die Zeitersparnis setzt bei den HR-Experten wertvolle Ressourcen frei, die sie für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen können. Außerdem sparen Kliniken durch den Wegfall des physischen Archivs Lagerkosten.
  3. Qualitätssteigerung: Elektronische Personalakten sind stets nach aktueller Rechtslage archiviert. Auch die Aufbewahrungsfristen werden eingehalten. Selbst bei kurzfristigen Gesetzesänderungen. Dafür sorgen Software-Updates, die – meist über Webschnittstellen – tagesaktuell eingepflegt und hinterlegt sind.

Elektronische Personalakte als Wissemsmanagement-Projekt

Die Digitalisierung des Altbestands ist ein wissensintensiver Prozess – ebenso wie die Arbeit im elektronischen Archiv. Die medbo, die Medizinischen Einrichtungen des Bezirks Oberpfalz, hat bereits vor drei Jahren ein solches Wissensmanagement-Projekt erfolgreich durchgeführt. Ihr Resümee: Mit elektronischen Personalakten sinkt der Verwaltungsaufwand erheblich. Sogar von einer Erleichterung auf Knopfdruck ist die Rede. Doppelte Datenhaltung, lange Such- oder Wartezeiten gehören in der HR-Abteilung demnach der Vergangenheit an.

Eine solche Entlastung macht sich auch bei den Mitarbeitern bemerkbar. Sie haben den Kopf frei für strategische Herausforderungen und können sich dem War for Talents aktiv stellen.

nl/KWM

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.