Ideenmanagement im Krankenhaus?

wissensmanagement in der klinik

© Thieme & Frohberg GmbH

In den innovativsten Unternehmen generieren die Mitarbeiter pro Jahr mehr als 10.000 Ideen und Verbesserungsvorschläge. Erfolgreich umgesetzt, werden somit Prozesse schlanker, Abläufe effizienter und die Kommunikationswege direkter. Den Beschäftigten bleibt dadurch mehr Zeit für ihr Kerngeschäft. Und die Unternehmen profitieren von Einsparpotenzialen, die durchaus im Millionenbereich liegen können. Wachsender Kostendruck, zunehmende Konsolidierungsbestrebungen und die unumgängliche digitale Transformation machen es auch in Kliniken erforderlich, den Mitarbeitern mehr Mitgestaltungsrechte an die Hand zugeben – und sie aktiv nach ihren Optimierungsideen zu fragen. Und zwar partizipativ, wertschätzend und im Rahmen ihrer Regelarbeitszeit.

Klassisches Vorschlagswesen hat ausgedient

Mit der Digitalisierung verändern sich nicht nur Prozesse und Kommunikationswege, sondern auch die Prioritäten der Beschäftigten. In der Gesellschaft 4.0, in der sich Produkte auf Knopfdruck rund um die Uhr bestellen lassen und deren Lieferung in Echtzeit getrackt werden kann, müssen auch Entscheidungen stets transparent und nachvollziehbar sein. Und genau daran ist das klassische Vorschlagswesen gescheitert: Es war zu schwerfällig. Was mit einmal eingereichten Ideen passiert ist, blieb häufig undurchsichtig, was auch eine Mitarbeiterbeteiligung schwer bis unmöglich gemacht hat.

Vorbei sind auch die Zeiten, in denen Einzelne im stillen Kämmerlein an Innovationen gewerkelt haben. Heute gilt es, einer zunehmend kollaborativen Gesellschaft gerecht zu werden. Ideen entstehen oft im konstruktiven Austausch, auch über die Klinikgrenzen hinaus. Digitale Ideenplattform, virtuelle Communities of Practice oder sogar branchenübergreifende Innovationsnetzwerke können nachhaltig zur Weiterentwicklung der eigenen organisationalen Strukturen und Prozesse beitragen.

Klinikinterne Ideenplattformen ins Intranet integrieren

Doch auch klinikintern lassen sich entsprechende Konzepte realisieren. Idealerweise ist die Hürde zur Beteiligung dabei so gering wie möglich – also kein Einloggen in unbekannte Software-Lösungen oder feste Termine nach Feierabend. Vielmehr muss das Ideenmanagement direkt zugreifbar sein, sogar automatisch zur Verfügung stehen. Zum Beispiel beim initialen Einloggen am Arbeitsplatz, auf der Startseite des Intranets oder gleich neben dem elektronischen Kantinenplan. Und es muss Spaß machen, Ideen zu diskutieren. Das bedeutet: Es darf weder eine Kontrolle oder ein Eingreifen durch die Vorgesetzten geben. Noch darf der Ideengenerierungs- und -entwicklungsprozess durch Zeitrestriktionen ins Stocken geraten.

In der freien Wirtschaft ist es gang und gäbe, dass Mitarbeiter einen festen Prozentsatz ihrer Arbeitszeit für Wissensmanagement nutzen. Statt das Tagesgeschäft steht dabei die organisationale Entwicklung, der Erwerb, die Dokumentation oder die Weitergabe von Wissen im Mittelpunkt. Gerade in Krankenhäusern sollte über ein ähnliches Vorgehen nachgedacht werden, denn immer wieder sind es Themen wie Digitalisierung oder Wissensmanagement, die im hektischen Klinikalltag zu kurz kommen. Sind solche Aktivitäten aber im Tätigkeitsprofil verankert oder als Meilenstein im Mitarbeitergespräch vereinbart, dann werden Sie vom optionalen Nice-to-Have zum unumgänglichen Must-have.

Intrinsische und extrinsische Belohnungssysteme

Zudem lässt sich die Partizipation durch verschiedene Anreizsysteme erhöhen: In den meisten Unternehmen werden die Mitarbeiter finanziell beteiligt, wenn ihre Idee umgesetzt wird. Aber es gibt auch intrinsische Motivatoren, die die Beteiligung erhöhen können – ganz ohne Zusatzkosten für die Klinik. So lässt sich beispielweise der „Ideengeber des Monats“ küren. Oder es erfolgen Auszeichnungen anhand von Sterne-Systemen im Intranet. Auch zusätzliche Urlaubstage, ein schichtfreies Wochenende oder ähnliche Anreize können die Mitarbeiter zu wahren Ideenquellen werden lassen.

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