Kleine Projekte – große Wirkung

Wissensmanagement- und Digitalisierungsvorhaben sind oft komplex. Planung und Umsetzung binden häufig immense Ressourcen – sowohl monetär als auch in Bezug auf die erforderlichen Ressourcen. Der Zeithorizont bis zum finalen Go-Live liegt meistens in weiter Ferne. Statt Mehrwert sehen alle Beteiligten zunächst nur Mehrarbeit. Gerade bei einer wenig veränderungsbereiten Belegschaft oder als Einstieg in eine Digitalisierungskampagne sind daher kleinere überschaubare Projekte in der Regel die bessere Wahl.

Wenn ambitionierte Ziele zum Motivationskiller werden

Wenn Sie ein Grundstück erworben haben und dort Ihr künftiges Eigenheim errichten möchten, sind Sie von den eigenen vier Wänden mit all ihrer Sicherheit und Gemütlichkeit noch meilenweit entfernt. Denn bis es soweit ist, liegt noch jede Menge Arbeit vor Ihnen. Zudem ist der Weg zum fertigen Haus gespickt mit Unisicherheiten. Vor diesem Hintergrund wird es – vor allem bei Rückschlägen – mitunter schwer, motiviert das eigentliche Ziel weiterzuverfolgen.

Bei der Digitalisierung verhält es sich genauso: Lautet das Credo, innerhalb der nächsten fünf Jahre klinikweit vollständig digital und papierlos zu agieren, klingt dieses Szenario so utopisch, dass nur schwer Vorfreude und Motivation entstehen können. Denn Hand aufs Herz: Ob diese Vision tatsächlich zur gelebten Realität wird, steht in den Sternen. Nicht ohne Grund gilt eine der goldenen Erfolgsregeln im Projektmanagement: Ziele klar zu definieren und in überschaubare Meilensteine zu unterteilen.

Klein, aber erfolgreich

Die Alternative besteht in mehreren kleinen, in sich abgeschlossenen Projekten. Solche Vorhaben warten gleich mit mehreren Vorteilen auf: Die Umsetzung erfolgt „in Sichtweite“. Daher sind Aufwand und Ressourcen nicht nur besser, sondern auch realistischer planbar. Den Projektabschluss haben die Beteiligten, dank des geringen Zeitintervalls, stets vor Augen. Auch Fortschritte sind deutlicher erkennbar als bei den üblichen Mammut-Vorhaben, was sich positiv auf die Motivation der Teammitglieder auswirkt. Der schnelle Projekterfolg schließlich wird als Quick Win empfunden, der sich schnell und relativ unkompliziert herbeiführen ließ. Und genau dieses Gefühl, innerhalb weniger Zeit viel erreicht zu haben, spornt an, neue Projekte in Angriff zu nehmen.

Projekterfolg macht süchtig

Wer einmal die Mehrwerte eines Wissensmanagements- oder Digitalisierungsprojekts live erlebt hat und die daraus entstehenden Mehrwerte tagtäglich ausnutzt, der will mehr. Das führt dazu, dass sich die einzelnen Mitarbeiter auch bei künftigen Vorhaben engagieren. Aber es gibt noch einen weiteren, mindestens genauso wichtigen Aspekt: Die Mitarbeiter, beispielsweise einer einzelnen Station, die in einem kurzen Projekt eine Wissensmanagement-Methode oder ein digitales Tool eingeführt haben, berichten auch ihren Kollegen von ihrem Umsetzungserfolg, dem überschaubaren Aufwand und den Mehrwerten. Sie werden so zu Multiplikatoren und Fürsprechern, die Vorbehalte abbauen, Begeisterung verbreiten und zum Nachahmen einladen

Klein anfangen, groß denken

Gerade zu Beginn einer größeren Wissensmanagement- oder Digitalisierungsstrategie kann es durchaus sinnvoll sein, zunächst gezielt kleinere Pilotprojekte in besonders motivierten Abteilungen, Bereichen oder Stationen zu lancieren. Das sorgt für einen sanften Einstieg mit Breiten- und Tiefenwirkung, der den Weg für das große Ganze ebnet.

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