Kommunikation als Basis für gelungenes Wissensmanagement

Die Einführung und Umsetzung von Wissensmanagement erfolgt in aller Regel in Form von Projektarbeit. Doch obwohl bereits mehr als ein Drittel [1] der Arbeitszeit projektgebunden investiert wird, scheitern nach wie vor viele Vorhaben: Zwischen 17 und 50 Prozent der Projekte nehmen einen anderen Verlauf als geplant. [2][3] Sie werden teurer, kosten mehr Zeit oder erzielen nicht die gewünschten Ergebnisse. Einer der Gründe liegt in der Kommunikation. Das gilt auch – und gerade – für die Realisierung von Wissensmanagement-Projekten, speziell im Klinikkontext.

Erfolgsfaktoren in wissensintensiven Projekten

Zu den klassischen Erfolgsfaktoren im Projektmanagement zählen Aspekte wie gründliche Planung, die Definition von Meilensteinen und quantifizierbare Ziele. Auch eine optimale Teamzusammensetzung und die Einhaltung von Governance-Richtlinien rangieren auf den vordersten Plätzen der Must-Haves erfolgreichen Projektmanagements. [4] Geht es speziell um Wissensmanagement-Vorhaben kommen weitere Faktoren hinzu: Die Messbarkeit des Projekterfolgs muss sichergestellt sein. Es bedarf der expliziten Unterstützung durch das Klinikmanagement. Zudem sollte Wissensmanagement strategisch verankert sein, um im direkten Vergleich mit anderen zentralen Zielen, wie Patientensicherheit und Versorgungsqualität, bestehen zu können.

Die herausragende Stellung der Kommunikation

Der wichtigste Erfolgsfaktor für das Wissensmanagement ist aber die Kommunikation. Sie beginnt idealerweise bereits vor Projektbeginn – und reicht bis weit in die Post-Projektphase hinein. Sie ist omnipräsent und deshalb besonders zentral für den Erfolg von Wissensmanagement-Projekten, deren Umsetzung sich häufig über einen längeren Zeitraum erstreckt und die neue Arbeitsweisen, -methoden und -prozesse anstoßen, die maßgeblich sind für die künftige (Zusammen-)Arbeit im Klinikalltag.

Wissensmanagement-Projekte läuten oft einen Change ein, der häufig als tiefgreifender Wandel angesehen werden kann. Um Change-Verweigerern zuvorzukommen, Abwehrhaltungen entgegenzuwirken und stattdessen die Mitarbeiter von an Anfang an zu Verbündeten zu machen, muss die Projektkommunikation bei Wissensmanagement-Vorhaben schon weit vor der eigentlichen Implementierung starten – idealerweise bereits parallel zur Projektplanung.

Bedürfnisorientiert kommunizieren

Die beste Kommunikation erfolgt bedürfnisorientiert, zum Beispiel basierend auf einer Mitarbeiterbefragung. Ergibt die Auswertung, dass die Belegschaft zu viel Arbeitszeit für die Suche von papiergebundenen Unterlagen benötigt, ist das ein Ansatz, um Akten zu digitalisieren, ein Dokumentenmanagement- und/oder Enterprise Content Management einzuführen und eine klinikweite Suchlösung zu implementieren. Die Botschaft an die Mitarbeiter ist dabei eindeutig: „Wir wollen als Klinikleitung die Situation für die Beschäftigten verbessern. Deshalb nehmen wir die Anregungen aus der Mitarbeiterbefragung ernst und führen neue IT-Tools und Prozesse ein, damit weniger Zeit für administrative Vorgänge benötigt wird.“

Lückenlos kommunizieren, permanent informieren

Doch bevorstehende Wissensmanagement-Vorhaben dürfen nicht nur einmalig erwähnt und dann eingeführt werden. Stattdessen gilt es, die Mitarbeiter durch kontinuierliche Kommunikation permanent auf dem Laufenden zu halten und sie über den Projektfortschritt zu informieren. Das beinhaltet auch, die künftigen Arbeitsweisen zu skizzieren, um Ängsten vorzubeugen und Vorbehalte abzubauen. Kommunikation darf folglich keine Einbahnstraße sein, sondern muss einen stetigen Dialog zwischen Mitarbeitern und Wissensmanagement darstellen. Daher ist es auch wichtig, dass Wissensmanagement nicht „nebenbei“ oder von einem Mitarbeiter zusätzlich zum Klinikalltag bewältigt wird. Wissensmanagement muss eine Stabsstelle sein, damit alle Beteiligten einen konkreten Anlaufpunkt haben und wissen, wen sie rund um das Thema Wissensmanagement kontaktieren können.#


Quellen:

[1] https://www.hays.de/personaldienstleistung-aktuell/presse-mitteilung/projektarbeit-in-unternehmen-weiter-auf-dem-vormarsch

[2] https://www.bain.com/insights/what-who-and-how-of-delivering-results-infographic/

[3] https://www.rolandberger.com/de/Media/Studie-von-Roland-Berger-Warum-Megaprojekte-so-oft-scheitern-und-wie-sich-der.html

[4] https://www.apm.org.uk/media/1621/conditions-for-project-success_web_final_0.pdf

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