Nutzer-Commitment: E-Learning & Co. – so machen Sie Ihre Mitarbeiter zu begeisterten Usern

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Gibt es in Ihrer IT-Landschaft einzelne Software-Lösungen, die zwar mit hohem Budget- und Ressourcen-Einsatz angeschafft und implementiert wurden – deren Nutzung aber weit hinter den Erwartungen zurückbleibt? Dann fehlt Ihnen das erforderliche Nutzer-Commitment, das diese Tools aktiv und nachhaltig mit Leben füllt.

Machen Sie eine Bestandsaufnahme

Bevor Sie eine neue IT-Anwendung einkaufen, sollten Sie zunächst Licht in die vorhandene Systemlandschaft bringen. Machen Sie dazu eine Bestandsaufnahme und evaluieren Sie,

  • welche (lizenzierten) Lösungen bereits existieren,
  • welchen Zweck bzw. welches Funktionsziel die einzelnen Tools haben und
  • wer sie in der Praxis tatsächlich einsetzt.

Denn während manche IT-Systeme zwangsläufig genutzt werden müssen, weil sich ansonsten beispielsweise keine Patientendaten erfassen lassen, gelten andere nur als „Nice to have“. Die Nutzung ist folglich nicht obligatorisch. Inwieweit es sich dennoch in der Belegschaft etabliert hat, sieht man oft sehr deutlich an den Zugriffszahlen.

Machen Sie Ihre Mitarbeiter zu Stakeholdern

Der Weg zu einem nachhaltigen Nutzer-Commitment führt über drei Stufen:

  1. In der Planungsphase oder – wenn das Produkt schon bei Ihnen im Haus existiert – als erster Schritt zur Reaktivierung gilt es, alle potenziellen Anwender mit ins Boot zu holen. Also eine Informationskampagne starten, Mehrwerte promoten und Nutzenpotenziale aufzeigen. Auf diese Weise bauen Sie Vorbehalte ab und machen neugierig auf die Arbeit und Umsetzung in dem entsprechenden Tool. Ziel ist es zunächst, die Mitarbeiter zum Einloggen und Ausprobieren zu ermutigen.
  2. Ist das gelungen, folgt Schritt Nummer zwei: Holen Sie aktives Feedback von den Nutzern ein. Starten Sie Umfragen oder lassen Sie einzelne Funktionen bewerten und treten Sie so regelmäßig in Kontakt mit den Anwendern. Wichtig ist dabei, dass Sie die Rückmeldungen ernst nehmen, die Verbesserungsvorschläge transparent machen und das weitere Vorgehen – also wie Optimierungsideen behandelt und bewertet werden – offenlegen.
  3. Der dritte Schritt schließlich weist den Nutzern eine aktive Rolle im System zu: Schaffen Sie den Usern einen Raum, in dem sie aktiv werden können. Das muss gar nicht in erster Linie etwas mit dem Tool an sich zu tun haben. Wollen Sie beispielsweise die Nutzung Ihrer klinikweiten E-Learning-Lösung verbessern, bietet sich ein Forum an, in dem sich die Lernenden zu den Inhalten austauschen. Es kann aber auch ein virtuelles Schwarzes Brett sein, über das sich die Mitarbeiter vernetzen. Oder eine Möglichkeit, Mitfahrgelegenheiten für den Weg zur Arbeit zu organisieren. Die meisten IT-Lösungen haben für solche niedrigschwelligen Angebote bereits vorgefertigte Features, die sich quasi auf Knopfdruck hinzufügen lassen – und den Mehrwert und die Attraktivität für die Anwender massiv erhöhen.

Vom anonymen IT-System zur personalisierten Plattform „für alle“

Auf diese Weise binden Sie alle Beteiligten aktiv ein. Das Tool ist nicht mehr nur eine Anwendung aus der IT, die von der Klinikleitung beauftragt und top-down ausgerollt wurde sowie – im Falle von E-Learning – durch Tutoren oder Coaches mit Inhalten befüllt wird, die die Klinikmitarbeiter rezipieren sollen. Vielmehr wird es zur einer sich dynamisch entwickelnden Plattform, von der alle profitieren und die alle für sich und ihren Erfolg nutzen können.

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