Optimierungspotenzial in Kliniken: Vier Prozesse mit ungeahnten Möglichkeiten

© pict rider /Adobe.Stock.com

© pict rider /Adobe.Stock.com

Klinikprozesse sind komplex, vielfältig und heterogen. Standardisierung ist einerseits nötig, andererseits aber schwer umsetzbar. Kein Vorgang gleicht dem anderen. Und doch gibt es in Krankenhäusern vier übergreifende Prozesse, die oft unkoordiniert und wenig strategisch angegangen werden – und damit wertvolle Ressourcen binden. Das ist fatal, da es sich um Kernprozesse handelt, auf denen die gesamte Klinikorganisation fußt. Gemeint sind die Wissensaktivitäten: Wissen erwerben, speichern, verteilen und nutzen.

Optimierungungspotenzial 1: Wissen erwerben

Krankenhäuser benötigen regelmäßig neues Know-how, um mit der medizinischen Entwicklung Schritt zu halten und aktuellem Recht zu entsprechen. Doch welches Wissen genau benötigt wird, wer sich dieses Wissen aneignet und auf welchem Weg, ist oft nicht näher definiert. In der Folge fehlen mitunter wichtige Wissensbausteine oder Kompetenzen sind redundant vorhanden – weil die eine Station nicht weiß, was die andere gerade macht. Der Grund dafür ist unzureichendes Wissensmanagement. Das kostet Zeit und Geld. Um Wissen zielgerichtet zu erwerben, müssen Kliniken zunächst eine Bestandsaufnahme machen: Über welches Wissen verfügen wir? Und welches Wissen benötigen wir aktuell, aber auch mittel und langfristig? Daraus entsteht ein Ist-Soll-Abgleich, der mögliche Wissenslücken aufdeckt. Anschließend lässt sich in enger Abstimmung mit der Personalabteilung entscheiden, wie das fehlende Know-how in die Organisation kommt: Durch Recruiting neuer Mitarbeiter? Durch Weiterbildung des bestehenden Personals? Oder durch Kooperationen mit externen Beteiligten?

Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch ein möglicher Wissensverlust durch ausscheidende Mitarbeiter. Zentrale Fragen sind: Wer geht wann in Rente? Und welches Wissen ist dadurch bedroht? Und wie lässt sich dieses Know-how auf die Kollegen übertragen?

Optimierungungspotenzial 2: Wissen speichern

Wissen aus Weiterbildungen ist oft nur im Seminarordner und im Kopf des Lernenden gespeichert. Erfahrungen aus dem Klinikalltag sind ebenfalls personengebunden. Ziel von Krankenhäusern sollte sein, dieses Wissen zu explizieren und zugänglich zu machen. Dafür bedarf es klarer Regeln und entsprechender Freiräume, sich dieser Aufgabe neben der Arbeit am Patienten, den notwendigen Dokumentationen etc. tatsächlich zu widmen. So könnten Patienten- und Behandlungserfahrungen beispielsweise in Form von Use Cases in einem Wiki dokumentiert werden. Erkenntnisse aus Weiterbildungsmaßnahmen lassen sich verschriftlichen oder als Videosequenz festhalten – und in ein Lernportal einspeisen. Damit das kontinuierlich gelingt, muss die Klinik Guidelines definieren. Wer soll wann, was und wie dokumentieren? Die Umsetzung einer solchen Richtlinie muss konsequent nachverfolgt werden. Auf diese Weise entsteht Stück für Stück ein gigantischer Wissensschatz, der aktuellen und künftigen Mitarbeitern in den täglichen Krankenhausabläufen auf Knopfdruck zur Verfügung steht.

Optimierungungspotenzial 3: Wissen weitergeben

Nutzen kann das Klinikpersonal diesen Wissensschatz aber nur, wenn es von dessen Existenz weiß. Ganz im Sinne von „Tue Gutes und rede darüber“, gilt im Wissensmanagement: „Eigne Dir Wissen an und teile es anschließend.“ Der Schlüssel zur Wissensweitergabe liegt folglich in der Kommunikation. Das können Gespräche in der Kaffeeküche ebenso sein wie organisierte Kurzvorträge oder eine (virtuelle) Pinnwand, die neue Assets vorstellt. Insbesondere Funktionen aus dem Social Web helfen, Wissenswertes zu verbreiten. So können interessante Wiki-Beiträge geliked und geteilt werden, über Push-Nachrichten werden relevante Wissensbausteine an die Mitarbeiter weitergeleitet und mit Hilfe der Kommentarfunktion lässt sich dokumentiertes Wissen spezifizieren und einordnen.

Optimierungungspotenzial 4: Wissen nutzen

Wissen ist nicht statisch, sondern immer in Bewegung. Gelerntes wird durch die praktische Anwendung weiterentwickelt und modifiziert. Diese Veränderung muss auch in die Wissensbasis einfließen. Das heißt: Wer beispielsweise das Wissen aus einem Wiki-Eintrag anwendet und neue Erfahrungen macht, sollte diese nicht für sich behalten, sondern wieder der Allgemeinheit zur Verfügung stellen. Wissen ist ein Kreislauf. Diesen Kreislauf mit all seinen Prozessen zu definieren, ist eine wichtige Grundlage für jede Wissensorganisation. Für Krankenhäuser gilt das aufgrund ihrer Komplexität ganz besonders. Wissen darf hier kein Zufall sein, sondern muss jederzeit in seiner aktuellsten Version auffindbar und nutzbar sein. Wissenslücken führen in den klassischen Klinikprozessen zu Ressourcenverlusten – von der Aufnahme bis zum Entlassmanagement, vom Einkauf bis zur Abrechnung. Das macht sich in der Auslastung, im Budget und in der Qualität bemerkbar.

Hinterlassen Sie einen Kommentar