Prozesse automatisieren – schneller, besser und kostengünstiger agieren

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Ob bei der Patientenaufnahme oder dem Entlassmanagement, im Operationssaal oder in der Krankenhausapotheke: In Kliniken gibt es unzählige Prozesse. Häufig sind sie jedoch historisch gewachsen, wie man so schön sagt. In der Praxis bedeutet das: Das Vorgehen ist Routine geworden. Und Gewohnheiten gibt man bekanntlich nur ungern auf. Allerdings gehen den Krankenhäusern damit wertvolle Einsparpotenziale verloren. Mit den richtigen Tools aus dem Werkzeugkasten des Wissensmanagements lassen sich Optimierungspotenziale aufdecken und umsetzen. Das spart nicht nur bares Geld und wertvolle Zeit, sondern erhöht auch die Versorgungsqualität.

1. Schritt: Prozessdokumentation

Bevor sich Prozesse optimieren lassen, müssen sie zunächst dokumentiert sein. Und zwar Schritt für Schritt. Genau diese Dokumentation fehlt in den Kliniken aber häufig. Und selbst dort, wo es eine Dokumentationspflicht gibt, weichen die gelebten Prozesse häufig von den definierten Abläufen ab. Natürlich nicht ohne Grund! Oftmals erweist sich im Krankenhausalltag ein alternatives Vorgehen als praktikabler, zeitsparender oder ressourcenschonender. Also gehen die Verantwortlichen aus Effizienzgründen anders vor als vorgesehen – und geben ihre Erfahrungen an die Kollegen weiter. Dokumentiert wird dieses Wissen jedoch nicht. Dafür fehlt in der Regel schlichtweg die Zeit. Auf diese Weise driften Prozessdokumentation, wenn überhaupt vorhanden, und gelebte Praxis immer weiter auseinander.

Dabei ist eine aktuelle Prozessdokumentation eine der wichtigsten Voraussetzungen, um nach Optimierungspotenzialen zu suchen. Nur so erfolgt eine Standardisierung, der Status quo ist erkennbar und das IST lässt sich mit dem SOLL abgleichen.

2. Schritt: Hohe Datenqualität

Im Zuge der vierten industriellen Revolution gehen Prozessoptimierungen derzeit in der Regel mit einer Digitalisierung der Abläufe einher. Das heißt: Statt Patienten auf Grundlage eines Papierdokuments aufzunehmen, erfolgt die Datenerhebung digital. Stichwort: elektronische Patientenakte. Gleiches gilt beispielsweise für den Einkauf und die Logistik. Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen lassen sich elektronisch erfassen, verteilen und dokumentieren. So ist zu jederzeit nachprüfbar, welches Material verfügbar ist und wo es offene Posten gibt. Das funktioniert allerdings nur dann reibungslos, wenn die zugrunde liegenden Stammdaten korrekt sind.

Redundante Datenhaltung, fehlerhafte Eingaben und Speichersilos sind damit der größte Feind der Prozessautomatisierung. Wer also seine Prozesse dokumentiert, sollte auch alle dafür relevanten Daten auf den Prüfstand stellen. Die Digitalisierung spielt den Krankenhäusern dabei in die Hand. Denn nach wie vor ist der Mensch die größte Fehlerquelle, gerade beim Datenhandling. Studien zufolge kämpfen Unternehmen und Organisationen vermehrt mit dieser Herausforderung. 60 Prozent sehen ihre Datenqualität kritisch. Auch Kliniken sind hier keine Ausnahme. Digitalisieren sie aber ihre Dateneingabe, entfallen Tippfehler & Co.

3. Schritt: Optimierung mittels Automatisierung

Anhand von Prozessdokumentationen lässt sich ermitteln, welche Prozessschritte sich permanent wiederholen. Die zentrale Frage lautet: Lässt sich das Vorgehen nicht nur standardisieren, sondern auch automatisieren? Beispiele dafür gibt es viele, zum Beispiel die Arzneimittelabgabe über die Krankenhausapotheke. Erfolgt sie heute häufig noch manuell, wird sie künftig nicht nur digital gesteuert, sondern auch automatisiert erfolgen. Und zwar von der Bestellung bis hin zur Überwachung und Dokumentation der Einnahme. Das schont nicht nur die Ressourcen, sondern macht sich auch monetär bemerkbar. Zudem sinkt die Fehleranfälligkeit, was wiederum die Patientensicherheit erhöht.

Doch nicht nur die Arzneimittel-, sondern die gesamte Krankenhauslogistik ist laut einer Studie der Hochschule St. Gallen eine wahre Fundgrube für die so dringend benötigten Einsparpotenziale. Bis zu zwölf Prozent der Sachkosten entfallen nämlich auf die logistischen Prozesse. Da sie vielerorts noch immer manuell gesteuert werden, sind sie eine wichtige Stellschraube auf dem Weg hin zu mehr Wirtschaftlichkeit sowie zu einer strukturierten digitalen Verwaltung und Medizin. Wer also den richtigen Ansatzpunkt für das nächste Wissensmanagement-Projekt sucht, der wird hier schnell fündig!

nl/KWM
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