Prozessoptimierung in der Patientenaufnahme: Für einen guten ersten Eindruck

Klinikeingang © Tyler Olson/ Adobe.Stock.com

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Vor einem Eingriff muss ein Patient in der Klinik viele Stationen durchlaufen: Verschiedene Laboruntersuchungen, bilddiagnostische Maßnahmen und Aufklärungsgespräche sind notwendig. Hier offenbart sich den Betroffenen schnell, ob die internen Abläufe gut aufeinander abgestimmt sind. Dementsprechend fühlen sie sich gut oder schlecht aufgehoben, empfehlen eine Klinik weiter oder nicht.

Im St. Josef-Stift in Sendenhorst hat eine Arbeitsgruppe die Organisation des präoperativen Aufnahmetages genau unter die Lupe genommen und optimiert. Das Pilotprojekt an der Klinik für Wirbelsäulenchirurgie, das im März 2016 startete, ist inzwischen abgeschlossen. Sowohl Patienten als auch Mitarbeiter sind mit den Ergebnissen sehr zufrieden.

Mitglieder der Arbeitsgruppe bilden die beteiligten Bereiche ab

Da hier unterschiedliche Prozesse verschiedener Fachbereiche ineinandergreifen, war es wichtig alle Verantwortlichen an einen Tisch zu bekommen: Neben dem stellvertretenden Geschäftsführer, Ralf Heese, und dem Pflegedirektor, Detlef Roggenkemper, arbeiteten auch die Chefärzte der Klinik für Wirbelsäulenchirurgie sowie der Klinik für Anästhesie und Intensivmedizin und die Pflegedienstleitung zusammen. Darüber hinaus waren die EDV und die Leitung des Patientenmanagements mit eingebunden.

„Die Herausforderung bestand darin, die Abläufe so hintereinander zu schalten, dass sich eine sinnvolle Reihenfolge ergibt“, erklären Ralf Heese und Detlef Roggenkemper auf dem Internetportal Qualitätskliniken.de.

So funktioniert es im St. Josef-Stift

 

  • Die Ambulanz ist Startpunkt und zentraler Ansprechpartner für die Patienten.
  • Alle erforderlichen Untersuchungen sind in zentral gelegenen Räumlichkeiten zeitlich genau hintereinandergeschaltet.
  • Diagnostik und Arztgespräche sind räumlich im Diagnostikzentrum gebündelt.
  • Für bis zu sieben Patienten, die von morgens bis mittags parallel ihre Termine absolvieren, ist ein Raster erstellt worden, in dem die einzelnen Anlaufstationen mit definierten Zeitfenstern hinterlegt sind.
  • Verspätet sich ein Patient bereits bei der Ankunft und kommt ein anderer zu früh, kann flexibel getauscht werden, so dass kein „Stau“ entsteht.
  • Die Ambulanz übernimmt dabei die zentrale Steuerung: Dort ist täglich ein Mitarbeiter für die zur Operation einbestellten Wirbelsäulenpatienten verantwortlich und hält alle notwendigen Daten fest.
  • Werden zusätzliche Untersuchungen angeordnet oder entfällt etwas, wird auch das dokumentiert.
  • Die EDV hat entsprechende passgenaue Formulare entwickelt, die im Krankenhausinformationssystem (KIS) hinterlegt und damit jederzeit verfügbar sind.

„So kann auf dem Weg durch den präoperativen Aufnahmetag kein Patient ‚verloren‘ gehen, weil immer nachvollziehbar ist, welche Station er gerade durchläuft und wann er seine festen Ansprechpartner trifft“, fassen die Verantwortlichen der Arbeitsgruppe zusammen.

Das Beispiel zeigt, wie Wissensmanagement in der Praxis funktioniert

Die Prozesseoptimierung der Patientenaufnahme ist ein gutes Beispiel für angewandtes Wissensmanagement. Wichtig ist, dass die Verantwortlichen aus den verschiedenen Bereichen gemeinsam die Abläufe analysieren. Nur wenn allen Beteiligten die einzelnen Prozesse klar sind, können sie auch optimal aufeinander abgestimmt werden. Patientendaten werden zudem zentral erfasst und sind für alle jederzeit verfügbar. So können räumliche und personelle Ressourcen bestmöglich zum Wohl der Patienten, der Mitarbeiter und der Klinik eingesetzt werden.

Quelle:
Kurze Wege, keine Wartezeiten: St. Josef-Stift Sendenhorst setzt präoperative Aufnahme für Patienten auf die Überholspur, Qualitätskliniken.de

cp/KWM
Bildquelle: © Tyler Olson/ Adobe.Stock.com

 

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