Schneller, besser, effizienter: Wissensmanagement automatisiert Prozesse

Personalprozesse digitalisieren © momius/ Adobe.stock.com

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In Krankenhäusern ist jeder Prozess detailliert beschrieben und festgelegt. Schließlich geht es bei fast jedem Handlungsschritt in erster Linie um die Versorgungsqualität. Doch hinter all diesen Abläufen mit Fokus auf das Patientenwohl steht ein gigantischer administrativer Komplex. Vom Einkauf über das Controlling bis hin zum Facility Management sorgen zahlreiche Mitarbeiter für die richtigen Rahmenbedingungen. Ein Bereich, der im Zuge des demografischen Wandels an Bedeutung gewinnt, ist das Personalwesen. Bestehende Mitarbeiter langfristig binden und neue Talente für die Klinik gewinnen, lautet hier die Devise. Automatisierte Prozesse aus dem Werkzeugkasten des Wissensmanagements helfen dabei Abläufe zu optimieren, HR-Abteilungen zu entlasten und maßgeblich zur Arbeitgeberattraktivität beizutragen. Ein Modell, dass sich auf viele administrative Bereiche des Klinikbetriebs übertragen lässt.

Dokumente richtig zuordnen

Qualifizierte Fachkräfte sind Mangelware. Dementsprechend gibt es in jedem Krankenhaus mehrere offene Stellen, die ausgeschrieben sind. Die Personalabteilung muss

  1. eingehende Bewerbungen zuordnen,
  2. an die zuständigen Stationen weiterleiten,
  3. auf Rückmeldung warten und
  4. gegebenenfalls nachhaken, um dann
  5. ein Antwortschreiben aufzusetzen und
  6. zu versenden.

Das kostet wertvolle Zeit. Zeit, die Bewerber heute nur noch selten mitbringen. Häufig schreiben sie mehrere potenzielle Arbeitgeber gleichzeitig an. Damit stehen Krankenhäuser einmal mehr im Wettbewerb mit der Industrie. Die freie Wirtschaft bietet häufig höhere Gehälter, attraktivere Arbeitsmodelle und ist obendrein im Bewerbermanagement wesentlich schneller. Vor allem den Zeitaspekt können Kliniken mithilfe von Wissensmanagement optimieren:

  • Dank automatisierter (Zuordnungs-)Prozesse landet jede Bewerbung sofort beim zuständigen Mitarbeiter.
  • Gleichzeitig erhält der Bewerber eine automatische Eingangsbestätigung.
  • Die IT-Lösung erinnert die intern Beteiligten an die weiteren Schritte: Eignung prüfen, Kompetenzabgleich et cetera

Im Abwesenheitsfall greift die Stellvertreterregelung: Ist Herr Professor Dr. Meyer im Urlaub, übernimmt seine Kollegin, Frau Dr. Schneider. Und zwar automatisch. Die Wissensmanagement-Lösung greift dafür auf den Dienstplan, die Urlaubsübersicht und das Schulungsverzeichnis zu und ermittelt, wer zuständig ist.

Schlanke Entscheidungsprozesse verkürzen Reaktionszeiten

Die ermittelte Führungskraft muss den Dokumenteneingang bestätigen und erhält dabei ein vorgegebenes Zeitfenster zur Bearbeitung. Kurz vor Ablauf der Frist wird der Verantwortliche noch einmal per E-Mail an die Bewerbung erinnert. Per Knopfdruck sendet er die Bewerber-Bewertung anschließend an die HR-Abteilung zurück. Die Beurteilung fließt in eine Antwortvorlage ein, die die HR-Experten nur noch versenden müssen. Idealerweise elektronisch mit nur einem Mausklick. Auf diese Weise wird der Personalbereich größtmöglich entlastet; die mitarbeitersuchenden Stationen werden hingegen zur zentralen Drehscheibe für die Kandidatenauswahl. Und die Bewerber? Sie profitieren von schnellen Reaktionszeiten und kurzen Entscheidungswegen.

Digitalisierung als wichtigste Voraussetzung für Prozessautomatisierung

Solche Automatismen lassen sich auf viele administrative Bereiche im Krankenhaus übertragen. Klassische Beispiele sind die Organisation von Mitarbeitergesprächen, das Ausstellen von Arbeitszeugnissen oder die Einarbeitung neuer Fachkräfte – auch als Onboarding bekannt. Grundlage für eine erfolgreiche Umsetzung solcher Szenarien sind klare Zuständigkeiten, ein gepflegtes Organigramm und die Digitalisierung papiergebundener Prozesse.

nl/KWM
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