Veränderungsprozesse: Kein erfolgreicher Change ohne Wissensmanagement

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Die Einführung von Wissensmanagement ist immer ein Veränderungsprozess. Neue Methoden, Tools und Workflows müssen erlernt und deren Handhabung institutionalisiert werden. Aber auch umgekehrt gilt: Jeder Change im Krankenhaus hängt maßgeblich vom richtigen – bewussten, nachhaltigen und effizienten – Umgang mit der wertvollen Ressource Wissen ab. Wissensmanagement spielt folglich bei allen Veränderungsvorhaben eine maßgebliche Rolle – und zwar ganz gleich, ob es sich um technische Neuerungen handelt, organisatorische Anpassungen nötig werden oder fachliche Innovationen ins Haus stehen.

Relevantes Wissen in den Klinikprozessen

In wissensintensiven Organisationen, zu denen Kliniken zweifelsohne gehören, sind alle Prozesse vom Wissen der beteiligten Mitarbeiter abhängig. Das bedeutet aber auch, dass bereits kleinste Veränderungen mit dem vorhandenen bzw. eingesetzten Wissen abgeglichen werden müssen. Ändern sich beispielsweise Kommunikationswege, stellt sich die Frage, ob bei einem adaptierten Empfängerkreis tatsächlich noch alle relevanten Kollegen erreicht werden. Oder gehen für einzelne Beschäftigte womöglich relevante Wissensbausteine verloren, die dann an anderer Stelle – in einem wichtigen Prozessschritt – schlichtweg fehlen und damit den Workflow entweder ins Stocken bringen oder gar zu einem fehlerhaften Ergebnis führen?

Wissensmanagement vor, während und nach dem Change

Daher muss Wissensmanagement bereits vor einem geplanten Change zum Einsatz kommen. Es gilt die Fragen zu klären,

  • welcher Personenkreis (Mitarbeiter, Patienten, Lieferanten etc.) von den Veränderungen betroffen ist.
  • wie sich die Veränderungen auf jeden einzelnen Betroffenen auswirken.
  • welche Prozesse in welchem Maße mit der Veränderung in Zusammenhang stehen und
  • wie die Prozesse nach der Change-Maßnahme ganz konkret aussehen sollen.

Wissensmanagement spannt folglich den Bogen zwischen dem aktuellen Ist- und dem angestrebten Soll-Zustand. Anhand von Szenarien lässt sich dabei sehr genau skizzieren, welche Auswirkungen bereits kleine Veränderungen haben werden.

Notwendiges Wissen punktgenau entwickeln

Daraus wiederum lassen sich nicht nur optimale Prozesse modellieren. Vielmehr wird auch erkennbar, welches Wissen und welche Kompetenzen momentan erforderlich sind. Und wie sich das Anforderungsprofil durch den Change verändert. Auf diese Weise können die Mitarbeiter optimal auf ihre künftigen Rollen vorbereitet werden, denn nichts schadet einem Veränderungsvorhaben mehr als Personal, dass sich nicht ausreichend gewappnet sieht.

Analysiert man die Situation aber mit Hilfe von Wissensmanagement-Methoden bereits vor dem eigentlichen Change-Projekt, lassen sich die richtigen Weichen stellen. Der organisationale Wandel betrifft nicht nur die Klinik als gesamte Institution, sondern auch jeden Einzelnen, der sich tagtäglich darin bewegt. Diese einzelnen Zahnräder sind es auch, die das Getriebe permanent in Bewegung halten. Damit das auch unter veränderten Voraussetzungen gelingt, müssen die Mitarbeiter von Anfang an mit auf die Change-Reise genommen werden. Dazu zählt internes Marketing ebenso wie wissensförderliche Rahmenbedingungen – also eine Feedbackkultur, Wertschätzung und Kommunikation auf Augenhöhe. Zudem sollte jeder Einzelne individuell auf die neue Situation vorbereitet werden. Während die einen dafür „lediglich“ ehrliche Informationen und maximale Transparenz benötigen, sind es bei anderen neue Kompetenzen, Kenntnisse und Fähigkeiten, die sie sich aneignen müssen, um den Change akzeptieren zu können und ihn nachhaltig mit Leben zu füllen. Wer welche Form der Unterstützung braucht, das finden Kliniken mit Wissensmanagement-Methoden, wie der Reifegradanalyse, heraus.

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