Von Fristenkontrolle bis zur revisionssicheren Ablage: Haben Sie alle Verträge im Blick?

Digitale Vertragsverwaltung © beeboys/ adobe.stock.com

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Als Krankenhaus sind Sie vielfältiger Vertragspartner. Sie haben Wartungsvereinbarungen für medizinische Geräte. Sie nehmen Dienstleistungen für die Reinigung des Treppenhauses oder die Pflege Ihrer Grünanlagen in Anspruch. Sie vermieten den Kiosk oder den Imbiss an externe Versorger. Und Sie kooperieren mit Ärzten und Gesundheitseinrichtungen. Damit einher gehen vielfältige Rechte und vor allem Pflichten. Doch die steigende Zahl an Verträgen lässt sich nur schwer überblicken. Ein automatisiertes Vertragsmanagement hilft, Fristen einzuhalten und compliance-konform zu agieren.

Maximale Transparenz: Alle Fristen, Zuständigkeiten und Termine im Blick

Bei der Vertragsverwaltung handelt es sich um eine Form des Dokumentenmanagements – und damit um Wissensmanagement. In einer entsprechenden IT-Lösung sind alle Verträge zentral gespeichert. Sie haben folglich bei Bedarf die erforderlichen Unterlagen auf Knopfdruck zur Hand. Das ist zwar schon eine deutliche Erleichterung im Vergleich zu verteilten Papierarchiven und der Ablage in diversen Aktenordnern. Doch die Mehrwerte greifen noch viel weiter: Elektronisch können Sie die Dokumente nach Schlagwörtern durchsuchen und auch gleichzeitig mit anderen Kollegen auf die Verträge zugreifen. Selbst ein kollaboratives Arbeiten an ein und derselben Datei ist möglich.

Die Software macht Sie zudem auf bald auslaufende Fristen aufmerksam und erinnert an die Erneuerung von Berechtigungen. Sie können darüber hinaus ermitteln, inwieweit sich einzelne Verträge gegenseitige bedingen, wo sich Synergieeffekte verbergen und welche Optionen Sie haben, wenn Sie eine Vereinbarung vorzeitig beenden wollen.

Zudem sind alle Vertragsdokumente revisionssicher abgelegt. Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen sind immer aktuell hinterlegt, so dass alle Unterlagen so lange verfügbar bleiben, wie sie rechtlich relevant sind.

Die digitale Vertragsakte an der Uniklinik Dresden

Dem Universitätsklinikum Dresden beispielsweise ging früher viel Zeit verloren, weil sich Verantwortungen überschnitten und mehrere Mitarbeiter mit ein und demselben Vertrag beschäftigt waren. Um Einsparpotenziale zu nutzen und klinikweite Transparenz herzustellen, führte das Krankenhaus die sogenannte digitale Vertragsakte ein. Das beinhaltete vor allem einen großen Initialaufwand, da es zunächst galt, alle Verträge zu digitalisieren. Aber es zahlte sich auch aus. Das Klinikmanagement nutzte die Gelegenheit, um die bestehenden Vereinbarungen auf ihre Wirtschaftlichkeit hin zu prüfen.

Mittlerweile umfasst das Vertragsmanagement an der Uniklinik Dresden mehr 6.000 Verträge. Bedenken, dass Fristen übersehen, Zahlungsverpflichtungen vergessen oder anstehende Neuverhandlungen übersehen werden, hat aber trotz der Fülle an rechtlich verbindlichen Unterlagen niemand mehr.

nl/KWM
Bildquelle: © beeboys/ adobe.stock.com

 

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