Wie werden alle Mitarbeiter zu Wissensmanagern?

Erfolgreiches Wissensmanagement im Krankenhaus ist nicht möglich ohne eine entsprechende Stabsstelle, die über ein Wissensmanagement-spezifisches Ressourcenkontingent verfügt und weisungsbefugt auf Mitarbeiter in den unterschiedlichsten Abteilungen zugehen darf. Aber Wissensmanagement ist auch nicht möglich ohne die einzelnen Mitarbeiter, die – bezogen auf ihren eigenen Aktionsradius – selbst zu Wissensmanagern werden müssen, um ihren Beitrag zu einer ganzheitlichen Wissensstrategie zu leisten.

Zielerreichung ist Teamarbeit

Krankenhäuser stecken derzeit mittendrin im digitalen Wandel. Sie sind auf dem Weg hin zum Smart Hospital. Eine der Devisen lautet daher vielerorts, dass alle Daten und Informationen digital zugreifbar sein müssen. Nur so wird es möglich, kollaborativ darauf zuzugreifen, Änderungshistorien zu dokumentieren und redundantes Arbeiten bestmöglich zu verhindern. Damit das gelingt, müssen aber alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen – und Protokolle, Gesprächsnotizen etc. tatsächlich elektronisch verfassen. Aber nicht nur das: Sie dürfen sie auch nicht mehr auf ihrem Desktop oder im persönlichen Ordner speichern, sondern im dafür vorgesehenen Verzeichnis auf dem Server bzw. in der Cloud. Die Umsetzung des erklärten Ziels – Wissen digital verfügbar zu machen – ist also eine gemeinschaftliche Aufgabe, die aber dennoch jeder für sich bewältigen muss.

Mit Mehrwerten überzeugen

Doch im hektischen Klinikalltag werden solche Arbeiten oft vernachlässigt. Häufig nicht einmal aus einer Verweigerungshaltung heraus, sondern schlichtweg aufgrund fehlender Zeit. Daher müssen die Verantwortlichen, die maßgeblich aus ihrer Stabsstelle heraus agieren, die Mehrwerte für jeden Einzelnen in den Mittelpunkt der gesamten Wissensmanagement-Maßnahme stellen. Nur so gelingt es, dass die Belegschaft neue Prozesse nicht als Mehrarbeit und unnötige Mehrbelastung wahrnimmt, sondern als Mehrwert, der ihnen selbst und – ganz wichtig – schlussendlich auch den Patienten dient.

Eine Musterargumentation

In der Praxis könnte die Argumentation daher beispielsweise wie folgt aussehen: Klinikführung und Wissensmanagement-Beauftragter erläutern, dass es künftig keine analoge Zettelwirtschaft oder Dokumentenablage mehr geben wird. Stattdessen sind alle Mitarbeiter angehalten, ihre Dokumente etc. digital zu verfassen und für alle zugänglich zu speichern. Und sie erklären auch den Grund für dieses Vorgehen:

  • Eine Mitarbeiterbefragung hat ergeben, dass das Personal – stations- und hierarchieübergreifend – bis zum 3,5 Stunden pro Woche mit der Suche nach relevantem Wissen oder notwendigen Informationen verbringt.
  • Mit der neuen Speichervorgabe geht auch eine innovative Ablagestruktur einher, die Wissen so katalogisiert, dass es – ähnlich wie bei Google – per Knopfdruck gefunden wird. Und zwar unabhängig davon, um welches Dateiformat oder welches angebundene System es sich handelt.
  • Einer internen Berechnung zufolge können die Mitarbeiter ihre Suchzeiten anhand der neuen Prozesse um 90 Prozent reduzieren.
  • Zudem erhalten sie weitreichende Möglichkeiten des kollaborativen Zugriffs und der Zusammenarbeit, wodurch sich weitere Zeitersparnisse von bis zwei Stunden pro Mitarbeiter und Woche ergeben.
  • Damit stehen Ärzten, Pflegern, Therapeuten & Co. durchschnittlich mehr als fünf Stunden zusätzliche Zeit zur Verfügung, die sie unter anderem als qualitative Betreuungszeit für ihre Patienten nutzen können.

Quick Wins als zusätzliche Motivationstreiber

Angesichts einer solchen Berechnung und plakativen Darstellung wird Change-Gegnern von vornherein der Wind aus den Segeln genommen. Die Mehrwerte sprechen für sich. Das „Totschlagargument ‚keine Zeit‘“ ist wirkungslos. Die Begeisterung zur Umsetzung dürfte dafür umso größer sein. Wichtig ist aber, dass erste Erfolg in Form von „Quick Wins“ nach kürzester Zeit sichtbar werden, um die Motivation weiter zu befeuern.

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