Wissensmanagement – eine Unterstützung für den Onboarding-Prozess?

Onboarding im Gesundheitswesen

© Frohberg GmbH

Neue Mitarbeiter zu finden, wird angesichts des Fachkräftemangels gerade im Gesundheitswesen immer schwieriger. Eine mindestens genauso große Herausforderung besteht jedoch darin, die vorhandenen Beschäftigten langfristig an das Unternehmen zu binden. Besonders schwierig gestaltet sich diese Aufgabe bei ganz frisch eingestelltem Personal. Hier ist es vor allem der Onboarding-Prozess, der darüber entscheidet, ob der neue Kollege am Ende der Probezeit tatsächlich noch Teil der Klinik sein möchte – oder doch noch einmal nach Alternativen Ausschau hält. Wie das finale Urteil ausfällt, ist dabei auch eine Frage des richtigen Wissensmanagement-Einsatzes.

Onboarding: Was – wann – wie?

Der Recruiting-Prozess ist abgeschlossen, der passende Mitarbeiter gefunden und der Vertrag unterschrieben – jetzt kann die Zusammenarbeit starten, zunächst mit dem Einarbeitungsprozess. Doch genau diese wichtige Phase wird in den meisten Organisationen sträflich vernachlässigt: Neu eingestellte Mitarbeiter geben dem Onboarding lediglich Note 5.[1] Die Gründe dafür sind vielfältig:

  • Statt direkt nach dem Vertragsabschluss beginnt das Onboarding erst ab dem ersten Arbeitstag.
  • Oft stimmen propagiertes Image und tatsächlich gelebte Werte nicht überein. Dieser Aha-Effekt macht sich beim Onboarding bemerkbar.
  • Es mangelt an Transparenz zu den Maßnahmen und Zielen, die das Unternehmen mit der Einarbeitungsphase verknüpft.

Remote Work als besondere Herausforderung

Das Onboarding lebt von Kommunikation. Es geht nicht nur darum, sich fachlich im neuen Aufgabengebiet schnell zurechtzufinden, sondern auch um die Integration in die Organisation, den eigenen Bereich und das Team. Zusammenhänge zu erkennen, die klinik-typische Kultur zu verstehen und Netzwerke zu knüpfen, gehört zu den zentralen Punkten von erfolgreichem Onboarding. Doch genau das ist in Zeiten von Social Distancing immer schwieriger. Und auch wenn Ärzte, Pfleger & Co. nicht wie andere Fachkräfte aus dem Home-Office heraus agieren, ist die Interaktion dennoch eingeschränkt. Ein authentisches Bild von den tatsächlichen Abläufen, Abstimmungsprozessen und Kommunikationsketten zu vermitteln, ist kaum möglich. Digitale und virtuelle Alternativen gibt es zwar und viele dieser Abläufe haben sich längst bewährt. Doch neuen Mitarbeitern fehlt dadurch der persönliche Kontakt. Sich nachhaltig in ein Team zu integrieren, wird deutlich erschwert. Und wer sich nicht integriert fühlt, dem fehlt auch die emotionale Bindung – und damit ein entscheidender Faktor auf dem Weg zum zufriedenen und motivierten Mitarbeiter.

Besser informiert und schneller integriert dank Wissensmanagement

Gehört Wissensmanagement zum festen Bestandteil der Klinikkultur, sind wichtige Unterlagen für den Onboarding-Prozess mit Sicherheit schon vorhanden. Wenn nicht, ist die baldige Einstellung eines neuen Mitarbeiters der ideale Zeitpunkt, um entsprechende Dokumente zu generieren. Dazu gehören Kontaktlisten, eine Übersicht regelmäßiger Termine, Pläne des Krankenhauses und eine Umgebungskarte mit wichtigen Hotspots, zum Beispiel zum Einkaufen, für das Mittagessen oder für sportliche Aktivitäten in unmittelbarer Kliniknähe. Kombiniert mit einer Agenda für den ersten Arbeitstag und einem persönlichen Begrüßungsschreiben lässt sich ein Onboarding-Paket schnüren, das der neue Mitarbeiter direkt nach Vertragsabschluss zugesandt bekommt. So kann er sich optimal auf seinen ersten Tag vorbereiten. Auch Fotos und kurze Viten zu den künftigen Kollegen, ergänzt durch einige persönliche Aspekte der einzelnen Beschäftigten, helfen, die Zeit bis zum Job-Start zu überbrücken und den wichtigen Identifikationsprozess mit der Klinik anzustoßen.

Während der Einarbeitungszeit vor Ort sollte „der Neue“ stets wissen, was ihn selbst tagtäglich erwartet und auch, was von ihm erwartet wird. Also wann er welche Aufgaben übernimmt und in welchem Umfang. Hier spielt Transparenz eine große Rolle. Oft hängt die Entscheidung, ab wann Mitarbeiter eigenständig arbeiten, mit dem erforderlichen (Prozess-)Wissen zusammen. Spezielle E-Learnings können helfen, das entsprechende Know-how zu vermitteln und neue Kollegen schnell ins Doing zu bringen. Und wer zeitnah produktiv tätig ist, der wird auch Teil des Teams – sogar in Zeiten von Social Distancing.

Quelle:

[1] https://www.marketinginstitut.biz/blog/wp-content/uploads/2019/08/DIM-Studie_Onboarding_2015.pdf

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