Wissensmanagement im Einkauf: Hier liegen wertvolle Optimierungspotenziale brach!

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Der Beschaffung kommt im Krankenhaus eine zentrale Rolle zu: Nur wenn die richtigen Medizinprodukte zum richtigen Zeitpunkt in ausreichender Menge zur Verfügung stehen, können Ärzte und Pfleger ihrer Arbeit nachgehen, können Patienten versorgt und die zeitlich knapp kalkulierten Klinikprozesse eingehalten werden. Aufgrund der hohen Relevanz hat der Einkauf nicht nur eine operative, sondern auch eine wichtige strategische Bedeutung für die gesamte Krankenhausorganisation – und dennoch führt die Beschaffung häufig ein stiefmütterliches Dasein. Insbesondere die Digitalisierung kommt hier oftmals nur mit Verzögerung an, wodurch wertvolle Optimierungspotenziale viel zu lange brach liegen. Kooperationen oder die Zusammenarbeit mit einer Agentur können Abhilfe schaffen.

Einkauf als hoch komplexer Prozess

Der Beschaffungsprozess im Krankenhaus beginnt mit der Bedarfsermittlung, erstreckt sich über die Bestellanforderung und die eigentliche Bestellung sowie Auftragserteilung – und endet erst mit der finalen Rechnungsabwicklung. Zudem gilt es, den Lagerbestand im Auge zu behalten: Es darf weder zu wenig noch zu viel vorhanden sein. Haltbarkeitsdaten müssen ebenso im Blick behalten werden wie alternative Produkte in Falle von Lieferengpässen.

Jeder Prozessschritt ist dabei mit aufwändiger Sachbearbeitung und akkuraten Dateneingaben verbunden, denn schon kleinste Tippfehler können zu zeit- und kostenintensiven Falschbestellungen führen. Genau hier setzt die Digitalisierung an: Sie automatisiert weite Teile des Beschaffungsprozesses, indem sie den Bestand in Echtzeit monitort, mögliche Engpässe vorhersagt und die notwendigen Daten für eine Bestellung aus den bestehenden Systemen übernimmt. Auf diese Weise spart der Einkauf wertvolle Zeit, die für wichtige strategische Aufgaben genutzt werden können. Zudem sinkt die Fehlerquote, wodurch sich auch die Zahl der Rücksendungen und Reklamationen merklich verringert.

Gemeinsam mehr erreichen

Bei der Wahl geeigneter Medizinprodukte steht die Qualität an oberster Stelle. Aber auch der Preis ist relevant, schließlich wächst der Kostendruck auf die Krankenhäuser seit Jahren. Um diesem wirkungsvoll entgegenzutreten, kommt der Beschaffung eine Schlüsselrolle zu. Finden sich Kliniken in einem Einkaufsverbund zusammen oder gehen sie Beschaffungskooperationen ein, können sie aufgrund der höheren Abnahmemenge auch bessere Preise verhandeln. Allerdings stellt sich dabei die Frage, wie der operative Part des Einkaufs gerecht verteilt wird.

Stehen Kliniken ohnehin vor der Herausforderung, ihre Beschaffung zu digitalisieren, können sie auch externe Dienstleister bzw. Agenturen einbeziehen. Statt selbst entsprechend intelligente Software anzuschaffen, lagern sie die wissensintensiven Einkaufsprozesse aus. Dazu gehört unter anderem auch das Vertragsmanagement: Viele Krankenhäuser verpassen die Gelegenheit, sich automatisch verlängernde Verträge rechtzeitig zu prüfen und die Konditionen neu zu verhandeln – weil ihnen die entsprechenden Fristen und Stichtage schlichtweg nicht bekannt sind.

Beispiel: Vertragsmanagement

Werden papiergebundene Verträge digitalisiert, lassen sie sich in dem Zuge auch in eine entsprechende Software überführen: Neben Laufzeiten werden dabei Ansprechpartner, Stückzahlen, Rabatte, Skonti & Co. gepflegt. Nähern sich Fristen, erinnert die IT die Verantwortlichen eigenständig. Je nach Reifegrad der eingesetzten Algorithmen können im Hintergrund sogar Vergleiche mit anderen Anbietern und Lieferanten stattfinden – was eine hervorragende Ausgangsposition für Neu- und Nachverhandlungen bietet. Wer die internen Krankenhausprozesse verschlanken will, der übergibt eine solche Aufgabe an externe Agenturen – und schafft damit mehr Freiraum für die Kernprozesse im Krankenhausablauf.

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