Wissenssicherung im Krankenhaus: So bewahren Sie Ihr organisationales Know-how!

Wie funktioniert die Ablage? Wo bekommt man bei technischen Problemen schnelle Hilfe, ohne ein Ticket ziehen zu müssen? Wer ist erster Ansprechpartner, bei schwierigen Entscheidungsprozessen? Wie kamen solche Entscheidungen in der Vergangenheit zustande? Und gibt es dazu eine Dokumentation, auf die man zurückgreifen kann? Während fachliches Wissen gerade in der Medizin sehr gut gesichert ist, befindet sich das Prozess-, Beziehungs- und Erfahrungswissen fast ausschließlich in den Köpfen der Mitarbeiter. Gehen diese in Rente, wechseln sie den Arbeitgeber oder auch nur die Station, dann ist guter Rat oft teuer. Abhilfe schaffen professionelle Wissensbewahrungsprozesse: Sie sichern binnen weniger Stunden bis zu 90 Prozent des impliziten Mitarbeiterwissens.

Die erfolgskritische Bedeutung von Wissen

Wenn man bedenkt, dass die Ressource Wissen in wissensintensiven Organisationen wie dem Krankenhaus mit mehr als 60 Prozent zur Wertschöpfung beiträgt, dann wird offenbar, welche Auswirkungen ein Wissensverlust haben kann. Und ein Wissensverlust in größerem Umfang ist durchaus realistisch. In Folge des demografischen Wandels verabschieden sich derzeit die früheren Vertreter der Babyboomer-Generation in den Ruhestand. Dieser Prozess setzt sich in den nächsten Jahren weiter fort. Mit den Mitarbeitern gehen den Kliniken dabei nicht nur wertvolle Arbeitskräfte verloren, auch deren jahrzehntelanges Know-how droht abzuwandern.

Zudem verlassen auch jüngere Mitarbeiter die Organisation: weil sie aufgrund der hohen physischen und psychischen Belastung oder aus finanziellen Aspekten in die Wirtschaft wechseln, in die Pharmaindustrie gehen oder ganz umschulen und dem Gesundheitswesen den Rücken kehren. Auch sie nehmen ihr organisationales Know-how mit.

Fluktuation und demografischer Wandel prägen heute und in Zukunft die Personalstrukturen in Krankenhäusern. Ausscheidende Mitarbeiter lassen sich aufgrund des Fachkräftemangel häufig nicht eins zu eins ersetzen. Eine Wissensübergabe vom bisherigen an den künftigen Stelleninhaber wird mehr und mehr zur seltenen Ausnahme.

Welches Wissens ist relevant?

Aber nehmen gerade Krankenhausmitarbeiter tatsächlich so viel Wissen mit in den Ruhestand oder zu ihrer neuen Wirkungsstätte? Schließlich sind die Dokumentationspflichten in kaum einer anderen Branche so umfangreich wie im Gesundheitswesen. Das ist durchaus richtig. Wissen ist im Überfluss dokumentiert. Allerdings handelt es sich dabei fast ausschließlich um explizites Wissen. Also um Daten und Fakten, um Messwerte und Laborergebnisse. Um Symptome, Beobachtungen etc. Es ist das fachliche Know-how, das dokumentiert ist. Doch schon bei der Frage, wo welches Wissen dokumentiert ist und wie der Zugriff darauf gelingen kann, fangen häufig die Probleme an. Ganz zu schweigen vom Erfahrungswissen: Warum handelt eine Hebamme so wie sie handelt? Warum tröstet sie die eine werdende Mutter und ermuntert dafür die andere? Weil sie aus Erfahrung intuitiv weiß, wie sie die verschiedenen Persönlichkeiten am besten adressiert. Und auch für einen Chirurgen ist jede OP neu – und er braucht sein Erfahrungswissen, um vor allem auf unvorhergesehene Geschehnisse adäquat reagieren zu können. Welche Erfahrungen das sind, das weiß aber in der Regel nur er selbst.

Wissen sichern mit System

Doch auch dieses schwer greifbare implizite Wissen, das nicht umsonst tacit knowledge – also verborgenes oder stillschweigendes Wissen – genannt wird, ist explizierbar. Um es aus den Köpfen des Wissensträgers zu bergen und zu Papier zu bringen, braucht es einen Brückenbauer. Dabei handelt es sich um professionelle Wissenssicherer, die in mehreren Interviews das Erfahrungswissen erfragen und gehirngerecht in Mindmaps dokumentieren. So lässt sich er Erfahrungsschatz nicht nur heben, sondern auch so aufbereiten, dass er für spätere Mitarbeitergenerationen ohne größeren Aufwand verständlich und nachvollziehbar ist. Der Aufwand für den (ausscheidenden) Wissensträger beläuft sich dabei auch lediglich acht Stunden – also im Grund auf einen einzigen Arbeitstag. Und das ist ein zeitlicher Invest, der sich in der Zukunft um ein Vielfaches auszahlt, weil Suchzeiten entfallen und Wissen nicht aufwändig neu aufgebaut werden muss.

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